Первый сотрудник у ИП и ООО: как оформить, какие налоги платить и какие отчёты сдавать
С первым сотрудником ИП или ООО становится работодателем и налоговым агентом. Это значит: трудовой договор до выхода на работу, сведения в СФР по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня, удержание НДФЛ из каждой выплаты, взносы сверх зарплаты и четыре новых отчёта — 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения и ЕФС-1.
Что меняется в момент найма
Пока сотрудников нет, вы платите налоги только за бизнес (а ИП — ещё и взносы за себя). С первым работником добавляются три роли:
- Работодатель по Трудовому кодексу — договор, зарплата не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ) и за полную норму времени не ниже МРОТ — 27 093 ₽ в 2026 году (ч. 3 ст. 133 ТК РФ; в регионе по соглашению может быть выше, ст. 133.1), отпуска, кадровые документы.
- Налоговый агент по НДФЛ — вы удерживаете налог из зарплаты и перечисляете его в бюджет (ст. 226 НК РФ). Налог платит сотрудник, но отвечаете за перечисление вы.
- Страхователь — платите страховые взносы сверх зарплаты и сдаёте сведения о работнике в СФР и налоговую.
Сколько сотрудник стоит в рублях — оклад, взносы, отпускные и больничные — подробно разобрано в статье «Сколько стоит сотрудник в 2026 году». Здесь — порядок действий и сроки.
Как оформить сотрудника: договор и документы
Приём на работу оформляется трудовым договором (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Приказ о приёме с конца 2021 года — право, а не обязанность работодателя: издавать его можно, но содержание должно совпадать с договором.
- Соберите документы (ст. 65 ТК РФ): паспорт, сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку (если человек работал раньше), документ об образовании — если работа требует квалификации, документ о регистрации в системе персонифицированного учёта (СНИЛС, можно в электронном виде), документ воинского учёта — для военнообязанных.
- Ознакомьте под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, связанными с работой, — до подписания договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Микропредприятие вправе не принимать локальные акты и вписать эти условия в трудовой договор по типовой форме (ст. 309.1–309.2 ТК РФ).
- Подпишите договор в письменной форме, в двух экземплярах; один отдайте работнику (ст. 67 ТК РФ). Если человек уже вышел на работу без договора, оформить его нужно не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.
- Трудовая книжка. Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется — сведения о стаже ведутся только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
- Проведите инструктаж по охране труда и заведите личную карточку работника — это базовый кадровый минимум с первого дня.
Договор ГПХ вместо трудового — не способ сэкономить. Если по договору подряда человек работает по графику, на постоянной должности и подчиняется вам, это трудовые отношения, а заключение такого договора прямо названо нарушением (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, суммы — в разделе о штрафах). С 1 сентября 2026 года в ТК вступили поправки — что поменялось для работодателя, разобрано в статье об изменениях ТК с 1 сентября 2026 года. Как это выглядит на практике — на примере салона красоты с мастерами в штате, самозанятыми и арендой кресла.
Если первый сотрудник — иностранец, порядок другой: уведомление МВД, патент или разрешение на работу. Это отдельная тема — как оформить иностранного сотрудника.
Нужно ли ИП регистрироваться как работодатель
Здесь в интернете больше всего путаницы: в одних статьях пишут, что ИП должен подать заявление о регистрации работодателем, в других — что ничего подавать не нужно.
- В налоговой отдельно вставать на учёт как работодатель не нужно. Вы уже на учёте как ИП, и обязанности налогового агента возникают с первой выплаты.
- В СФР ИП учтён с даты регистрации в ЕГРИП: регистрационный номер страхователя есть в выписке из ЕГРИП. Сведения о работнике вы передаёте через форму ЕФС-1 — с неё и начинается ваша работа с фондом как работодателя.
Практический совет: после первой ЕФС-1 проверьте в личном кабинете страхователя на сайте СФР, что отчёт принят. Если отделение запросит документы или заявление — подайте, это быстрее, чем спорить. У ООО этого вопроса нет: организация зарегистрирована в СФР сразу после внесения в ЕГРЮЛ.
ЕФС-1 о приёме: срок — следующий рабочий день
ЕФС-1 (единая форма сведений в СФР) при найме сдаётся с подразделом 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме или другого документа, которым оформлен приём. Тот же срок — при заключении договора ГПХ (по разъяснениям в базе знаний СФР для страхователей). Форма действует в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462.
В ряде статей встречается срок «пять рабочих дней» — это ошибка. Для приёма и увольнения действует именно следующий рабочий день; более длинный срок (до 25-го числа следующего месяца) — только для переводов.
Сдают ЕФС-1 электронно — через личный кабинет страхователя или оператора отчётности. Понадобится электронная подпись: какая подпись нужна для отчётов в СФР.
НДФЛ и страховые взносы: что платите вы
НДФЛ вы удерживаете из зарплаты при выплате и перечисляете в бюджет по двум срокам в месяц. Перед каждым платежом подаёте уведомление — так налоговая понимает, как распределить единый платёж. Сроки всех уведомлений — в статье «Уведомление об исчисленных суммах».
| НДФЛ удержан | Уведомление | Уплата |
|---|---|---|
| С 1 по 22 число | Не позднее 25-го числа этого месяца | Не позднее 28-го числа этого месяца |
| С 23 по последнее число | Не позднее 3-го числа следующего месяца | Не позднее 5-го числа следующего месяца |
Исключение — конец года: за 23–31 декабря и уведомление, и уплата — не позднее последнего рабочего дня года (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если срок выпал на выходной, он переносится на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Страховые взносы вы платите из своих денег, сверх зарплаты, — не позднее 28-го числа следующего месяца (п. 3 ст. 431 НК РФ). Уведомление по взносам за первый и второй месяц квартала — до 25-го числа; за третий месяц уведомление не нужно, сумму покажет РСВ. Отдельно, напрямую в СФР, платятся взносы на травматизм — до 15-го числа следующего месяца.
Тарифы взносов в 2026 году изменились, и льгота для малого бизнеса сохранилась не у всех — проверьте себя по статье «Тарифы страховых взносов в 2026: кто потерял льготу МСП».
ИП на УСН «Доходы»: налог больше нельзя обнулить
Это та часть, о которой ИП обычно узнаёт уже из декларации. Без работников предприниматель на УСН «Доходы» уменьшает налог на свои взносы вплоть до нуля. С работниками — не более чем на 50% исчисленного налога, хотя в вычет теперь идут и взносы за сотрудников (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). На патенте правило то же — как уменьшить патент на взносы при работниках.
Пример. ИП на УСН «Доходы» 6%, доход за 2026 год — 2 400 000 ₽, работник принят в январе.
| Показатель | Без работника | С работником |
|---|---|---|
| Налог 6% | 144 000 ₽ | 144 000 ₽ |
| Взносы ИП за себя: 57 390 ₽ фиксированные + 1% с дохода свыше 300 000 ₽ (21 000 ₽) | 78 390 ₽ | 78 390 ₽ + взносы за работника |
| На сколько можно уменьшить налог | На все 78 390 ₽ | Не больше 72 000 ₽ (50% от 144 000 ₽) |
| Налог к уплате | 65 610 ₽ | 72 000 ₽ |
То есть кроме зарплаты и взносов за работника этот ИП заплатит ещё на 6 390 ₽ больше налога. Чем больше доход, тем меньше разница: при высоком доходе собственные взносы и так не покрывают половину налога. Подробности и примеры для патента — в статье как уменьшить УСН на страховые взносы.
Новые отчёты работодателя и сроки
С первым сотрудником к вашей обычной отчётности добавляются четыре отчёта. Все сдаются электронно.
| Отчёт | Куда | Что в нём | Срок |
|---|---|---|---|
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | СФР | Приём, увольнение, договор ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня после события |
| Персонифицированные сведения о физлицах (ПСВ) | ФНС | Выплаты каждому работнику за месяц | Ежемесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца; за последний месяц квартала не сдаются — данные идут в РСВ (п. 7 ст. 431 НК РФ) |
| Расчёт по страховым взносам (РСВ) | ФНС | Начисленные взносы | Не позднее 25-го числа месяца после квартала (п. 7 ст. 431 НК РФ) |
| 6-НДФЛ | ФНС | Удержанный и перечисленный НДФЛ | Не позднее 25-го числа месяца после квартала, за год — не позднее 25 февраля (п. 2 ст. 230 НК РФ) |
| ЕФС-1, раздел 2 | СФР | Взносы на травматизм | Не позднее 25-го числа месяца после квартала |
| ЕФС-1, подраздел 1.2 | СФР | Стаж за год | Не позднее 25 января следующего года |
Все даты на 2026 год с учётом переносов собраны в календаре отчётности.
Пример: первые сроки при найме 9 ноября 2026 года
Чтобы было видно, как быстро приходят первые обязанности: ООО принимает первого сотрудника в понедельник, 9 ноября 2026 года, зарплату платит 25-го и 10-го числа.
| Дата | Что сделать |
|---|---|
| До 9 ноября | Ознакомить с локальными актами, подписать трудовой договор |
| 10 ноября | ЕФС-1 с подразделом 1.1 о приёме |
| 25 ноября | Выплатить аванс, удержать НДФЛ; в тот же день — уведомление по НДФЛ, удержанному с 1 по 22 ноября (если выплаты были) |
| 30 ноября | Уплата НДФЛ за 1–22 ноября (28-е — суббота, срок переносится) |
| 3 декабря | Уведомление по НДФЛ, удержанному с 23 по 30 ноября (с аванса 25 ноября) |
| 7 декабря | Уплата этого НДФЛ (5-е — суббота, срок переносится) |
| 25 декабря | Персонифицированные сведения за ноябрь и уведомление по взносам за ноябрь |
| 28 декабря | Уплата взносов за ноябрь |
| 25 января 2027 | РСВ за 2026 год, ЕФС-1: раздел 2 за IV квартал и подраздел 1.2 о стаже |
| 25 февраля 2027 | 6-НДФЛ за 2026 год |
То есть за первые три месяца у компании с одним сотрудником — около десятка дат. Пропуск любой из них — штраф или пени, а несданные РСВ и 6-НДФЛ ведут к блокировке счёта.
Воинский учёт: у ООО — с первого сотрудника
Организация обязана вести воинский учёт работников независимо от их числа, то есть уже с первого военнообязанного сотрудника. Индивидуальный предприниматель такой обязанности не несёт. За нарушения штрафуют лично директора как должностное лицо. Что именно делать, в какие сроки сообщать в военкомат и сколько стоит нарушение — в отдельной статье «Воинский учёт в организации».
Что будет, если ошибиться
| Нарушение | Последствие | Норма |
|---|---|---|
| Не оформлен трудовой договор или вместо него заключён договор ГПХ, фактически трудовой | Должностное лицо — 10 000–20 000 ₽, ИП — 5 000–10 000 ₽, организация — 50 000–100 000 ₽ | ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ |
| 6-НДФЛ сдан с опозданием | 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки | п. 1.2 ст. 126 НК РФ |
| 6-НДФЛ или РСВ не сданы через 20 рабочих дней после срока | Налоговая вправе приостановить операции по счёту | п. 3.2 ст. 76 НК РФ |
| НДФЛ удержан, но не перечислен вовремя | Штраф 20% от суммы плюс пени | ст. 123 НК РФ |
Что делать, если счёт всё-таки заблокировали, — в статье «Заблокировали счёт».
Частая ошибка — нанять «пока на испытательный срок без оформления». Испытательный срок — условие трудового договора, а не период до него: человек, допущенный к работе, уже работник, и все сроки — ЕФС-1, НДФЛ, взносы — считаются с первого дня. Чем грозит работа без оформления, посчитано в статье «Работник без оформления».
Чек-лист первой недели
- Решите, кто ведёт зарплату и отчёты: вы сами, сотрудник или бухгалтерская компания.
- Проверьте электронную подпись и доступ в личный кабинет страхователя СФР.
- Подготовьте правила внутреннего трудового распорядка или типовой трудовой договор (для микропредприятия).
- Соберите документы работника, ознакомьте его с локальными актами под подпись.
- Подпишите трудовой договор до первого рабочего дня; при желании — приказ о приёме.
- На следующий рабочий день сдайте ЕФС-1 о приёме.
- У ООО — поставьте работника на воинский учёт, если он военнообязанный.
- Проведите вводный инструктаж по охране труда.
- Установите дни выплаты зарплаты — не реже двух раз в месяц — и внесите их в договор или правила.
- Внесите в календарь сроки уведомлений и уплаты НДФЛ и взносов, ПСВ, РСВ и 6-НДФЛ.
Честно: с одним сотрудником на окладе всё это можно вести самому, если вы готовы раз в месяц разбираться с уведомлениями и раз в квартал — с отчётами. Отдавать на сторону имеет смысл, когда сотрудников становится несколько, появляются отпуска, больничные и увольнения или когда цена одной пропущенной даты выше стоимости сопровождения. У нас расчёт зарплаты и кадры стоят от 1 500 ₽ в месяц за сотрудника.
Частые вопросы
Как ИП оформить первого сотрудника?
Подписать с ним трудовой договор в письменной форме до начала работы, предварительно ознакомив под подпись с локальными актами, и не позднее следующего рабочего дня сдать в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 о приёме. Затем удерживать НДФЛ из каждой выплаты, платить взносы и сдавать 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения.
Нужно ли ИП регистрироваться как работодатель в 2026 году?
В налоговой отдельно — нет: вы уже на учёте как ИП. В СФР предприниматель учтён с даты регистрации в ЕГРИП, а сведения о работнике передаются формой ЕФС-1. После первой сдачи стоит проверить в личном кабинете страхователя, что отчёт принят.
В какой срок сдать ЕФС-1 при приёме на работу?
Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме или другого документа, которым оформлен приём. Срок «пять рабочих дней», который встречается в интернете, неверен.
Обязательно ли издавать приказ о приёме на работу?
Нет. С конца 2021 года приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать, но не обязан (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Если издаёте, его содержание должно совпадать с договором.
Какие отчёты сдаёт ИП с сотрудниками?
Помимо декларации по своему налоговому режиму — ЕФС-1 в СФР (при приёме и увольнении, ежеквартально по травматизму и раз в год по стажу), а в налоговую ежемесячно персонифицированные сведения о физлицах, ежеквартально расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ.
Сколько ИП на УСН может уменьшить налог, если есть работники?
Не более чем на 50% исчисленного налога, при этом в вычет идут и собственные взносы ИП, и взносы за работников (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Без работников налог на УСН «Доходы» можно уменьшить до нуля.
Какой штраф за работу без трудового договора?
За уклонение от оформления трудового договора или подмену его договором ГПХ — 10 000–20 000 ₽ для должностного лица, 5 000–10 000 ₽ для ИП и 50 000–100 000 ₽ для организации (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Источники и дата сверки
Трудовой кодекс РФ: статьи 65, 67, 68, 133, 133.1, 136, 309.1, 309.2. Налоговый кодекс РФ: статья 6.1, статьи 123, 126 (пункт 1.2), 226, 230, 346.21 (пункт 3.1), 430, 431, пункт 3.2 статьи 76. Кодекс об административных правонарушениях РФ: часть 4 статьи 5.27. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462.
Социальный фонд России: база знаний страхователя по ЕФС-1. Федеральная налоговая служба: письмо от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@ о персонифицированных сведениях.
Дата сверки: . Материал носит справочный характер: состав обязанностей зависит от формы бизнеса, режима налогообложения и условий работы сотрудника.
Чем мы можем помочь
- Зарплата и кадры — оформим первого сотрудника, будем считать зарплату, НДФЛ и взносы и сдавать отчёты в срок.
- Бесплатный экспресс-аудит — проверим, всё ли готово к найму и не пропущены ли сроки.
Первый сотрудник — без пропущенных сроков
Оформим приём, сдадим ЕФС-1 на следующий день и возьмём на себя зарплату, НДФЛ, взносы и отчёты. Работаем с 2018 года, у нас более 500 клиентов.
- Бесплатный аудит вашей бухгалтерии
- Расчёт зарплаты — от 1 500 ₽ за сотрудника в месяц
- Ответственность застрахована на 10 млн ₽