Иностранный работник в ООО и ИП в 2026 году: оформление, уведомления МВД, налоги и штрафы

Коротко: обязанности и штрафы

Две вещи, которые чаще всего недооценивают: ИП отвечает по этим статьям как юридическое лицо (примечание к ст. 18.1 КоАП), а штраф назначается за каждого иностранца отдельно (примечание 2 к ст. 18.15 КоАП). Два работника, о которых забыли уведомить, в Москве — это уже до 2 млн ₽.

С 1 сентября — новые формы уведомлений МВД

Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 утвердил новые формы уведомлений о заключении и о прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином. Применяются они с 1 сентября 2026 года; прежние бланки из приказа № 536 с этой даты не действуют.

Почему это важно: часть 3 статьи 18.15 КоАП наказывает не только за неподачу уведомления, но и за нарушение его формы. Уведомление на устаревшем бланке после 1 сентября — формально то же нарушение, что и молчание: до 800 тыс. ₽ для компании, до 1 млн ₽ в столичных регионах.

Что сделать: если в компании есть шаблоны уведомлений — заменить их на формы из приказа № 290 для всех договоров, которые заключаются или расторгаются начиная с 1 сентября. Если кадры на аутсорсе — убедиться, что подрядчик про приказ знает.

Кого вы нанимаете: четыре категории иностранцев

Набор документов и налоговый режим зависят от статуса работника, поэтому оформление начинается с вопроса «кто передо мной».

Отдельный случай — иностранцы из «визовых» стран: для них работодателю нужны разрешение на привлечение иностранной рабочей силы и квоты. Это редкая для малого бизнеса история, в этой статье её не разбираем.

Что проверить до подписания договора

1. Документ, дающий право работать: патент (с чеками об оплате), РВП, ВНЖ или паспорт страны ЕАЭС. У патента проверьте регион и профессию — работать можно только там и тем, что в нём указано.
2. Реестр контролируемых лиц МВД. С 5 февраля 2025 года МВД ведёт открытый реестр иностранцев, находящихся в России без законных оснований. Проверка бесплатная, на сайте МВД, согласие кандидата не требуется. Если человек в реестре — нанимать его нельзя: это найм нелегала со штрафом по ч. 1 ст. 18.15 КоАП. МВД рекомендует проверять не только при приёме, но и периодически — статус может измениться.
3. СНИЛС. Если его нет, работодатель подаёт анкету в СФР — без СНИЛС не сдать персонифицированную отчётность.
4. Миграционный учёт. Убедитесь, что работник стоит на учёте по месту пребывания: проблемы с учётом — первый кандидат на попадание в реестр контролируемых лиц.

Уведомление МВД: 3 рабочих дня

О заключении и о расторжении трудового или ГПХ-договора с любым иностранцем — включая граждан Беларуси и других стран ЕАЭС — работодатель уведомляет территориальный орган МВД не позднее трёх рабочих дней с даты события (п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ).

Подать уведомление можно на бумаге или в электронном виде, в том числе через Госуслуги. С 1 сентября 2026 года — только по формам приказа МВД № 290.

Штрафы за неуведомление, пропуск срока или неверную форму (ч. 3 ст. 18.15 КоАП):

Напомним: штраф считается по каждому работнику. Забытое уведомление об увольнении — такое же нарушение, как забытое уведомление о приёме.

НДФЛ: по каким ставкам считать в 2026

Изменение 2026 года: закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ закрепил в статье 224 НК, что работник из ЕАЭС остаётся на шкале 13–22%, даже если по итогам года не стал налоговым резидентом РФ (при условии, что он резидент своей страны). Раньше налоговая требовала пересчитывать таким работникам налог на 30% — теперь этот риск снят.

Страховые взносы: как за своих, с исключениями

С 2023 года действует единое правило: страховые взносы за иностранных работников — включая временно пребывающих — начисляются по тому же единому тарифу, что и за граждан РФ: 30% в пределах базы (или по пониженному тарифу, если у компании есть на него право).

Исключения:

• ВКС не из стран ЕАЭС — взносы по единому тарифу не начисляются;
• работники из стран, с которыми есть особые межправительственные соглашения (например, Китай, Вьетнам), — по ним действует особый порядок;
• взносы на травматизм платятся за всех работников без исключения — по тарифу вашего класса риска.

Во сколько в итоге обходится сотрудник с учётом НДФЛ и взносов — считали на цифрах в статье сколько стоит сотрудник.

Если работника нанимает физлицо без ИП

Повод для этой статьи — свежее разъяснение ФНС: если иностранца нанимает гражданин без статуса ИП (няня, сиделка, помощник по хозяйству), он сам становится плательщиком страховых взносов. Ему нужно встать на учёт в своей инспекции по заявлению формы КНД 1112525 (через личный кабинет, лично или почтой), платить взносы и ежеквартально сдавать расчёт по страховым взносам — до 25-го числа месяца после квартала.

К ООО и ИП эта форма отношения не имеет: организации и предприниматели уже стоят на учёте как плательщики взносов — им отдельное заявление подавать не нужно.

Чек-лист до 1 сентября

1. Замените шаблоны уведомлений МВД на формы приказа от 12.05.2026 № 290 — с 1 сентября старые бланки не действуют.
2. Проверьте всех действующих иностранных работников: сроки патентов и чеков об оплате, действительность РВП/ВНЖ, наличие в реестре контролируемых лиц.
3. Сверьте, по всем ли поданы уведомления о приёме — и настройте процесс, чтобы уведомление об увольнении не потерялось: это отдельный штраф.
4. Проверьте ставки НДФЛ в зарплатном учёте: работники из ЕАЭС и патентники — шкала 13–22%, а не 30%.
5. Назначьте ответственного за трёхдневный срок: при штрафе до 1 млн ₽ «не успели» — слишком дорогое объяснение.

Частые вопросы