Кадровый учёт в организации: какие документы обязательны, чем грозит их отсутствие и кому его отдать
Кадровый учёт обязателен для любой организации и ИП с первого работника. Обязательный минимум короче, чем принято думать: трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка, учёт рабочего времени, график отпусков, сведения о стаже в СФР и охрана труда, а у ООО ещё воинский учёт. Приказ о приёме уже не обязателен, а микропредприятие может обойтись почти без локальных актов.
Ниже — реестр документов в три колонки «обязательно / по условию / не обязательно» с нормой и штрафом в каждой строке, кто вправе вести кадровый учёт в организации и сколько стоит отдать его на сторону.
Что такое кадровый учёт и когда он становится обязательным
Кадровый учёт — это документы, которыми работодатель подтверждает, что отношения с работниками оформлены по Трудовому кодексу: кто принят, на каких условиях, сколько отработал, когда отдыхал. Отдельного закона «о кадровом учёте» нет — обязанности разбросаны по ТК РФ и нескольким федеральным законам.
Обязанность возникает с первого работника по трудовому договору, и численность значения не имеет. Если людей нет совсем, кадрового учёта нет. Если в ООО работает только директор по трудовому договору — он работник, и минимум нужен уже на него.
Как оформить самого первого человека, какие налоги и отчёты появятся и в какие сроки — в статье «Первый сотрудник у ИП и ООО». Здесь — сами кадровые документы как система.
Реестр кадровых документов: обязателен ли и какой штраф
«Обязательно» — норма прямо требует документ от любого работодателя. «По условию» — нужен, только если у вас есть соответствующая ситуация. Штрафы указаны для организации; суммы для ИП и директора — в разделе о штрафах.
| Документ | Обязателен ли | Норма | Штраф для организации |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор в двух экземплярах | Обязательно, до начала работы; при допуске без договора — не позднее 3 рабочих дней | ст. 67 ТК РФ | 50 000–100 000 ₽ (ч. 4 ст. 5.27 КоАП) |
| Правила внутреннего трудового распорядка и ознакомление с ними до подписания договора | Обязательно; микропредприятие вправе заменить условиями трудового договора | ч. 3 ст. 68, ст. 309.2 ТК РФ | 30 000–50 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) |
| Учёт рабочего времени (табель) | Обязательно; форму работодатель выбирает сам | ч. 4 ст. 91 ТК РФ | 30 000–50 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) |
| График отпусков | Обязательно, утверждается не позднее чем за две недели до нового календарного года | ст. 123 ТК РФ | 30 000–50 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) |
| Форма расчётного листка | Обязательно: утверждает работодатель, листок выдаётся при каждой выплате зарплаты | ст. 136 ТК РФ | 30 000–50 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) |
| Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка) | Обязательно, через ЕФС-1 в СФР; бумажная книжка — только у тех, кто её сохранил | ст. 66.1 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ | Отдельные штрафы СФР за сведения — см. о ЕФС-1 |
| Документы по охране труда: инструктажи, обучение | Обязательно с первого работника; ст. 309.2 от них не освобождает | раздел X ТК РФ | 50 000–80 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП) |
| Воинский учёт | Обязательно для организации независимо от численности; у ИП обязанности нет | п. 9 Положения о воинском учёте (ПП № 719) | Штрафуют директора — см. статью о воинском учёте |
| Штатное расписание | Прямой обязанности в ТК нет, но ст. 15 и 57 ТК привязывают должность к нему, и на проверках его спрашивают | ст. 15, 57 ТК РФ | Отдельного штрафа нет |
| Документы о персональных данных работников | По условию: правила работы с данными, согласия — когда данные передаются или обрабатываются сверх требований закона | гл. 14 ТК РФ | Отдельная ответственность по закону о персональных данных |
| Приказы об отпуске, переводе, увольнении, командировке | По условию: когда событие происходит | ст. 72.1, 84.1 ТК РФ и др. | 30 000–50 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) |
| Приказ о приёме на работу | Не обязательно с 22.11.2021 | ч. 1 ст. 68 ТК РФ | — |
Что уже не обязательно, хотя в списках встречается
Типовые перечни «обязательных кадровых документов» часто переписывают из старых источников. Что в них устарело:
- Приказ о приёме. С 22 ноября 2021 года приём оформляется трудовым договором (ч. 1 ст. 68 ТК РФ в редакции закона № 377-ФЗ). Издавать приказ можно, но не нужно.
- Бумажная трудовая книжка для новых работников. Тем, кто впервые устроился после 31 декабря 2020 года, она не оформляется (ч. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Книги учёта движения трудовых книжек нужны, только если бумажные книжки у вас есть.
- Бумага вообще. Большинство кадровых документов можно вести в электронном виде с электронными подписями (ст. 22.1 ТК РФ). Исключения прямо названы в ч. 3 этой статьи: трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда — они остаются на бумаге.
С 1 сентября 2026 года в ТК вступили поправки — что они меняют для работодателя, разобрано в статье об изменениях ТК с 1 сентября 2026 года.
Микропредприятие: как сократить документы законно
Микропредприятие (по закону о малом бизнесе — до 15 работников) вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и о премировании, графика сменности (ст. 309.2 ТК РФ). Условие — перенести эти правила в трудовые договоры, для чего есть типовая форма.
Чего это не отменяет:
- локального акта о временном переводе на дистанционную работу — он остаётся обязательным (прямо указано в ст. 309.2 ТК РФ);
- учёта рабочего времени, графика отпусков, охраны труда и воинского учёта;
- трудового договора — наоборот, он становится главным и самым подробным документом.
Сколько хранить кадровые документы
Документы по личному составу — договоры, приказы, личные дела, расчётные ведомости — хранятся 50 лет, если закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет — если до (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»).
50 лет — это не про налоги и проверки, а про пенсионные права бывших работников: через годы они запрашивают справки о стаже и зарплате. При ликвидации компании документы по личному составу передаются в архив, поэтому восстанавливать их «к закрытию» дороже, чем вести сразу.
Что будет, если кадрового учёта нет
| Нарушение | Должностное лицо (директор) | ИП | Организация | Норма |
|---|---|---|---|---|
| Нет графика отпусков, табеля, правил распорядка, расчётных листков и другие нарушения ТК | Предупреждение или 1 000–5 000 ₽ | 1 000–5 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Повторное такое же нарушение | 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года | 10 000–20 000 ₽ | 50 000–70 000 ₽ | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Нет трудового договора, он оформлен ненадлежаще или подменён договором ГПХ | 10 000–20 000 ₽ | 5 000–10 000 ₽ | 50 000–100 000 ₽ | ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Нарушены требования охраны труда | Предупреждение или 2 000–5 000 ₽ | 2 000–5 000 ₽ | 50 000–80 000 ₽ | ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ |
Срок давности по нарушениям трудового законодательства — один год (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Но проблемы с документами всплывают не только на проверке: чаще — в споре с уволенным работником, где без табеля, графика отпусков и подписей об ознакомлении доказывать свою правоту нечем. Сколько стоит работник вовсе без договора, посчитано в статье «Работник без оформления».
Частая ошибка — считать, что раз зарплата и отчёты в порядке, то и кадры в порядке. Бухгалтер сдаёт 6-НДФЛ и РСВ по данным расчёта, а график отпусков, ознакомление с правилами и инструктажи по охране труда в отчётность не попадают — их отсутствие никто не замечает до первой проверки.
Кто может вести кадровый учёт в организации
Закон не требует отдельной должности кадровика. Вести учёт может любой из четырёх вариантов, а подписывать документы от имени работодателя всё равно будет руководитель или уполномоченное им лицо.
| Кто ведёт | Когда подходит | Риск |
|---|---|---|
| Сам руководитель | 1–2 работника на окладе, без сменного графика и командировок | Нет времени следить за сроками, поправками ТК и графиком отпусков |
| Сотрудник по приказу (часто бухгалтер) с доплатой за совмещение | До 10 человек, кадровых событий немного | Кадры ведутся «по остаточному принципу», за уходом сотрудника уходят и знания |
| Штатный кадровик | Десятки работников, постоянный найм и увольнения | Зарплата, налоги и взносы за ещё одного работника; замена на отпуск и больничный |
| Сторонняя компания по договору | От 1 до нескольких десятков работников, когда хочется закрыть кадры вместе с зарплатой | Нужно вовремя передавать подрядчику сведения о событиях: приём, отпуск, увольнение |
Если бухгалтерия уже на аутсорсе, логичнее отдать кадры тому же подрядчику: данные табеля и приказов сразу идут в расчёт зарплаты, и не возникает расхождений между кадровыми документами и отчётами.
Кадровый аутсорсинг: что передать и сколько стоит
Кадровый аутсорсинг — это когда работники числятся у вас, а документы по ним ведёт сторонняя компания по договору. Его не надо путать с аутстаффингом, когда люди формально оформлены у посредника.
Что обычно передают подрядчику: трудовые договоры и дополнительные соглашения, табель, график отпусков, приказы по событиям, ЕФС-1 о приёме и увольнении, расчётные листки и расчёт зарплаты. Что остаётся у вас: решения (кого нанять, кого уволить, когда отпуск), подписи и ознакомление работников под подпись, а также инструктажи по охране труда на рабочем месте.
У нас расчёт зарплаты и кадровый учёт стоят от 1 500 ₽ в месяц за сотрудника:
| Сотрудников | В месяц, от | В год, от |
|---|---|---|
| 1 | 1 500 ₽ | 18 000 ₽ |
| 5 | 7 500 ₽ | 90 000 ₽ |
| 10 | 15 000 ₽ | 180 000 ₽ |
Для сравнения — один штраф организации по ч. 1 ст. 5.27 КоАП начинается с 30 000 ₽. Точную стоимость фиксируем в договоре. Что именно входит в расчёт зарплаты на стороне и как устроена передача данных — в статье «Расчёт зарплаты на аутсорсинге».
Честно: с одним-двумя работниками на окладе кадровый минимум можно вести самому — это пять-шесть документов и график отпусков раз в год. Отдавать на сторону имеет смысл, когда появляются сменные графики, совместители, частые увольнения, иностранные работники или когда у руководителя просто нет на это времени.
С чего начать, если кадрового учёта не было
- Соберите подписанные трудовые договоры на всех работников; если договора нет — оформите его сейчас.
- Проверьте, что по каждому работнику в СФР сданы сведения о приёме (ЕФС-1).
- Примите правила внутреннего трудового распорядка или, если вы микропредприятие, перенесите их условия в трудовые договоры.
- Утвердите форму расчётного листка и начните выдавать его при каждой выплате.
- Начните вести табель с текущего месяца.
- Составьте график отпусков; на следующий год — не позднее 17 декабря 2026 года (за две недели до 1 января).
- Проведите и оформите инструктажи по охране труда.
- У ООО — поставьте военнообязанных работников на воинский учёт.
- Сложите всё в личные дела и определите, где документы будут храниться 50 лет.
- Решите, кто будет вести учёт дальше, и закрепите это приказом или договором.
Сколько работник обходится компании с учётом взносов, отпускных и больничных — в статье «Сколько стоит сотрудник в 2026 году».
Частые вопросы
Что входит в кадровый учёт в организации?
Трудовые договоры с работниками, правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные акты, учёт рабочего времени (табель), график отпусков, сведения о трудовой деятельности в СФР, документы по охране труда, у организаций — воинский учёт. Плюс хранение документов по личному составу: 50 лет.
Обязательно ли вести кадровый учёт, если сотрудник один?
Да. Обязанности работодателя по Трудовому кодексу возникают с первого работника: трудовой договор, учёт рабочего времени, график отпусков, охрана труда. Микропредприятие вправе не принимать большинство локальных актов, если перенесёт их условия в трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ).
Нужен ли кадровый учёт в ООО без сотрудников, где работает только директор?
Если с директором заключён трудовой договор, он работник, и на него распространяется тот же минимум: договор, табель, график отпусков, сведения в СФР. Решение, нужен ли трудовой договор с единственным учредителем-директором, стоит принять до первой выплаты зарплаты.
Обязателен ли приказ о приёме на работу?
Нет. С 22 ноября 2021 года приём оформляется трудовым договором, приказ работодатель издаёт по желанию (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Если издаёте, его содержание должно совпадать с договором.
Кто может вести кадровый учёт в организации?
Сам руководитель, назначенный приказом сотрудник (часто бухгалтер), штатный кадровик или сторонняя компания по договору. Закон не требует отдельной должности кадровика. Подписывать документы от имени работодателя всё равно будет руководитель или уполномоченное им лицо.
Сколько стоит кадровый аутсорсинг?
Обычно цену считают от числа сотрудников. У нас расчёт зарплаты и кадровый учёт стоят от 1 500 ₽ в месяц за сотрудника: при пяти работниках — от 7 500 ₽ в месяц. Точную сумму фиксируем в договоре.
Какой штраф за отсутствие кадровых документов?
Общий состав нарушения трудового законодательства — ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для организации 30 000–50 000 ₽, для ИП и должностного лица 1 000–5 000 ₽ или предупреждение. За неоформленный трудовой договор — ч. 4 той же статьи: организации 50 000–100 000 ₽.
Источники и дата сверки
Трудовой кодекс РФ: статьи 15, 22.1, 57, 66.1, 67, 68, 91 (часть 4), 123, 136, 309.2, глава 14, раздел X. Кодекс об административных правонарушениях РФ: части 1, 2, 4 статьи 5.27, часть 1 статьи 5.27.1, часть 1 статьи 4.5. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле», статья 22.1. Положение о воинском учёте, утверждённое постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
Дата сверки: . Материал носит справочный характер: состав кадровых документов зависит от численности, режима работы и условий труда сотрудников.
Чем мы можем помочь
- Зарплата и кадры — ведём кадровые документы, табель и график отпусков, считаем зарплату и сдаём отчёты.
- Бесплатный экспресс-аудит — проверим, каких кадровых документов не хватает и где риск штрафа.
Кадровый учёт — без пробелов в документах
Возьмём на себя договоры, табель, график отпусков, приказы и зарплату. Работаем с 2018 года, у нас более 500 клиентов.
- Бесплатный аудит вашей бухгалтерии
- Кадры и зарплата — от 1 500 ₽ за сотрудника в месяц
- Ответственность застрахована на 10 млн ₽