Расчёт зарплаты на аутсорсинге: что входит в услугу, что остаётся на вас и сколько это стоит
Услуги расчёта заработной платы — это когда начисления, НДФЛ, страховые взносы, расчётные листки, кадровые документы и отчёты по сотрудникам (6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения, ЕФС-1) делает внешний исполнитель. У вас остаются три вещи: данные об отработанном времени, управленческие решения (кого принять, сколько платить, кого премировать) и сама выплата денег со счёта компании.
Главное, о чём молчат в описаниях услуги: ответственность перед налоговой и работником остаётся на работодателе. Аутсорсер отвечает перед вами — по договору. Цена расчёта зарплаты обычно считается за сотрудника: у нас — от 1 500 ₽ в месяц за человека. Ниже — граница «мы / вы», сроки, штрафы и как устроены цены на рынке.
Что входит в услуги по начислению заработной платы
Полный зарплатный участок — это не только «посчитать оклад». В стандартный состав входит:
- Начисления: зарплата и аванс, премии и доплаты, отпускные, больничные за счёт работодателя, расчёт при увольнении.
- НДФЛ (налог на доходы физлиц): расчёт и удержание из выплат сотрудникам. Работодатель здесь налоговый агент — удерживает налог из денег работника и перечисляет его в бюджет (ст. 226 НК РФ).
- Страховые взносы: расчёт взносов, которые компания платит сверх зарплаты. Как устроены тарифы и кто сохранил льготу, разобрано в статье о тарифах страховых взносов в 2026 году.
- Суммы к уплате: платёжки и уведомления по НДФЛ и взносам к сроку, расчётные листки по каждому сотруднику.
- Кадровые документы: приказы о приёме, увольнении, отпуске, переводе, трудовые договоры и дополнительные соглашения по шаблону.
- Отчётность: 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения о физлицах (ПСВ) — в ФНС; ЕФС-1 (единая форма сведений) — в СФР.
Сколько стоит сам сотрудник для бизнеса — оклад, НДФЛ, взносы, отпуск и больничный — посчитано в отдельной статье «Сколько стоит сотрудник в 2026 году». Здесь речь о другом: сколько стоит, чтобы всё это кто-то правильно считал и сдавал.
Что остаётся на вас
Аутсорсер не видит, кто сколько отработал, и не принимает решений за работодателя. Поэтому за вами остаются:
- Табель и первичные данные. Кто вышел, кто болел, кто ушёл в отпуск, кто работал сверхурочно. Ошибка в табеле — ошибка в зарплате, как бы хорошо её ни посчитали.
- Решения. Приём и увольнение, оклады, премии, график отпусков. Бухгалтер оформит, но не решит.
- Выплата денег. Зарплата уходит с расчётного счёта компании: исполнитель готовит реестр и платёжки, подписываете и отправляете вы. Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ).
- Подписи и ознакомление. Сотрудники знакомятся с приказами и локальными актами у вас, а не у бухгалтера.
Как выглядит месяц: кто что делает
| Шаг | Вы | Аутсорсер |
|---|---|---|
| Кадровые изменения | Решаете, сообщаете, подписываете приказ | Готовит приказ и договор, подаёт сведения в СФР |
| Табель, больничные, заявления | Передаёте до согласованной даты | Проверяет полноту, задаёт вопросы |
| Аванс и зарплата | Утверждаете суммы и платите со счёта | Начисляет, удерживает НДФЛ, готовит реестр и расчётные листки |
| НДФЛ и взносы | Оплачиваете платёжки | Считает суммы, готовит платёжки и уведомления |
| Отчёты | Подписываете (или выдаёте доверенность) | Готовит и отправляет 6-НДФЛ, РСВ, ПСВ, ЕФС-1, присылает подтверждения |
| Требования ФНС и СФР | Пересылаете, если пришли вам | Готовит пояснения и уточнённые отчёты |
Сроки уплаты привязаны к дате выплаты. НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляют не позднее 28-го числа этого месяца, удержанный с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца, а с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года (п. 6 ст. 226 НК РФ). Страховые взносы за месяц — не позднее 28-го числа следующего месяца (п. 3 ст. 431 НК РФ).
Отчёты по сотрудникам и сроки
| Отчёт | Куда | Срок | Норма |
|---|---|---|---|
| 6-НДФЛ | ФНС | За квартал, полугодие и 9 месяцев — до 25-го числа следующего месяца; за год — до 25 февраля | п. 2 ст. 230 НК РФ |
| Расчёт по страховым взносам | ФНС | До 25-го числа месяца после квартала, полугодия, 9 месяцев и года | п. 7 ст. 431 НК РФ |
| Персонифицированные сведения о физлицах | ФНС | Ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца | п. 7 ст. 431 НК РФ |
| ЕФС-1 | СФР | При приёме, увольнении и других кадровых событиях, а также в установленные периоды по взносам на травматизм и стажу | Закон № 27-ФЗ |
Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. Все даты на текущий год — в календаре отчётности на 2026 год. Для отправки ЕФС-1 у подписи должен быть нужный атрибут — как это проверить, описано в статье об электронной подписи для СФР.
Кто отвечает за ошибку: работодатель или аутсорсер
Налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком взносов закон называет работодателя, а не того, кто считает. Поэтому штрафы и санкции выставят вашей компании, даже если ошиблся исполнитель. Аутсорсер возмещает ущерб только в той мере, в какой это записано в договоре.
| Нарушение | Что грозит компании | Норма |
|---|---|---|
| НДФЛ не удержан или не перечислен в срок | Штраф 20% от суммы, которую нужно было удержать или перечислить | п. 1 ст. 123 НК РФ |
| 6-НДФЛ сдан с опозданием | 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки | п. 1.2 ст. 126 НК РФ |
| Расчёт по взносам сдан с опозданием | 5% неуплаченных в срок взносов за каждый месяц, не более 30% и не менее 1 000 ₽ | п. 1 ст. 119 НК РФ |
| В расчёте недостоверные сведения | 500 ₽ за каждый документ | ст. 126.1 НК РФ |
| 6-НДФЛ или расчёт по взносам не сдан | Через 20 рабочих дней после срока налоговая вправе приостановить операции по счёту | п. 3.2 ст. 76 НК РФ |
| Зарплата выплачена с опозданием | Компенсация работнику — не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день, независимо от вины работодателя | ч. 1 ст. 236 ТК РФ |
| Зарплата не выплачена в срок | Юрлицу — 30–50 тыс. ₽, ИП — 1–5 тыс. ₽, должностному лицу — предупреждение или 10–20 тыс. ₽; повторно юрлицу — 50–100 тыс. ₽ | ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ |
Пример в рублях. Три сотрудника с окладом 100 000 ₽: НДФЛ по ставке 13% — 39 000 ₽ в месяц. Если его перечислили не в срок, штраф по статье 123 НК — 7 800 ₽ за один месяц. Расчёт зарплаты на этих трёх людей у нас стоит 4 500 ₽ в месяц.
От штрафа по статье 123 можно освободиться, если 6-НДФЛ сдан вовремя и без ошибок, а налог доплачен до того, как налоговая нашла просрочку (п. 2 ст. 123 НК РФ). От штрафа за недостоверные сведения — если ошибку нашли и исправили сами до налоговой (ст. 126.1 НК РФ). Поэтому сверка перед сдачей отчёта — главная часть услуги, а не формальность.
Что проверить в договоре: кто отвечает за сроки сдачи отчётов, на какую дату вы передаёте данные, возмещает ли исполнитель штрафы и пени по своей вине и чем это обеспечено. У нас ответственность застрахована на 10 млн ₽. Подробнее о том, что должно быть в таком договоре, — в статье о договоре на бухгалтерское обслуживание.
Цена расчёта зарплаты: как считают на рынке и у нас
Почти все исполнители считают цену от числа сотрудников, но по-разному. Мы сверили опубликованные прайсы бухгалтерских компаний и онлайн-бухгалтерий в сентябре 2026 года — встречаются три модели:
| Модель | Как выглядит | На что смотреть |
|---|---|---|
| Цена за сотрудника | Например, 1 300 ₽ в месяц за сотрудника на окладе, от 1 900 ₽ за сотрудника в отдельной зарплатной услуге | Входят ли отпускные, больничные, увольнения и отчёты или они доплачиваются |
| Пакет с включёнными сотрудниками | В тариф обслуживания входит до трёх сотрудников, за каждого сверх лимита — доплата 700–1 000 ₽ | Что будет с ценой, когда штат вырастет |
| Доплата за особые категории | Иностранный работник — от 2 000 ₽ в месяц | Есть ли у вас иностранцы, совместители, работники по договорам ГПХ |
Наша цена — от 1 500 ₽ в месяц за сотрудника. В неё входят расчёт зарплаты, отпускных и больничных, НДФЛ и взносы, кадровые документы, расчётные листки и отчётность по сотрудникам. Пример: 5 сотрудников — 7 500 ₽ в месяц. Точную сумму фиксируем в договоре: на неё влияют иностранные работники, воинский учёт и объём кадровых документов. Посчитать под свой штат можно в калькуляторе на странице «Расчёт зарплаты и кадровый учёт». Как устроены цены на бухгалтерию целиком, разобрано в статье о стоимости бухгалтерских услуг.
Когда расчёт зарплаты лучше оставить у себя
Честно: аутсорсинг нужен не всем.
- В штате уже есть бухгалтер, у которого хватает времени на зарплату и который следит за изменениями закона.
- Сотрудников мало, все на окладе, без премий, совместителей и иностранцев, и вы готовы сами держать сроки 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1.
Отдавать расчёт стоит, когда появляются премии и переменная часть, отпуска и больничные каждый месяц, совместители, иностранные работники, текучка или когда закон меняет правила посреди года — как с изменениями Трудового кодекса с 1 сентября 2026 года. Сравнение с полным штатным бухгалтером в рублях — в статье «Штатный бухгалтер или аутсорсинг».
Как передать расчёт зарплаты на аутсорсинг
- Выберите месяц старта — удобнее с начала квартала, чтобы отчёт за квартал целиком делал один исполнитель.
- Передайте данные: список сотрудников, трудовые договоры и приказы, оклады и надбавки, остатки отпусков, начисления с начала года и последние сданные отчёты.
- Дайте доступы: к учётной базе, банку (на подготовку платёжек) и доверенность на сдачу отчётов, если подписывать будет исполнитель.
- Зафиксируйте в договоре даты: когда вы передаёте табель, когда получаете суммы, когда выплачиваете аванс и зарплату. Если табель пришёл в день выплаты, ошибка будет не на исполнителе.
- Оформите поручение на обработку персональных данных сотрудников — условием договора или отдельным документом: какие данные, какие действия, с какой целью и обязанность хранить конфиденциальность (ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Перед сотрудниками за их данные по-прежнему отвечаете вы (ч. 5 ст. 6).
- Сверьте первый месяц: расчётные листки и суммы НДФЛ и взносов — до выплаты, а не после.
Если сейчас расчёт ведёт уходящий сотрудник, заберите у него базы и отчёты заранее — список есть в статье «Бухгалтер увольняется: что забрать».
Частые вопросы
Сколько стоят услуги расчёта заработной платы?
Цену почти всегда считают по числу сотрудников. У нас — от 1 500 ₽ в месяц за сотрудника: в эту сумму входят начисление зарплаты, отпускных и больничных, НДФЛ и взносы, кадровые документы и отчётность по сотрудникам. На рынке встречаются и другие модели: пакет, в который уже включены несколько сотрудников, с доплатой за каждого сверх лимита, и отдельная доплата за иностранных работников.
Что входит в услуги по начислению заработной платы?
Расчёт зарплаты, аванса, отпускных, больничных и выплат при увольнении, удержание НДФЛ и расчёт страховых взносов, расчётные листки, суммы к уплате в бюджет, кадровые документы и сдача отчётов: 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения и ЕФС-1.
Кто отвечает за ошибки в расчёте зарплаты на аутсорсинге?
Перед налоговой, фондом и работником отвечает работодатель: он налоговый агент по НДФЛ и плательщик взносов. Штраф 20% за неперечисленный НДФЛ по статье 123 НК РФ или компенсацию за задержку зарплаты по статье 236 ТК РФ выставят вашей компании. Исполнитель отвечает перед вами по договору, поэтому важно, что в нём написано о возмещении ущерба.
Кто выплачивает зарплату сотрудникам при аутсорсинге?
Вы. Деньги уходят с расчётного счёта компании: аутсорсер считает суммы, готовит ведомость или реестр для банка и платёжки по налогам, а подписываете и отправляете платежи вы. Сроки выплаты — не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода (статья 136 ТК РФ).
Какие отчёты по сотрудникам сдаёт аутсорсер?
6-НДФЛ — за квартал, полугодие и девять месяцев до 25-го числа следующего месяца, за год — до 25 февраля. Расчёт по страховым взносам — до 25-го числа месяца после квартала. Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно до 25-го числа. ЕФС-1 в СФР — при приёме, увольнении и других кадровых событиях и в установленные периоды.
Что нужно передавать бухгалтеру для расчёта зарплаты?
Табель учёта рабочего времени или сведения об отработанных днях, приказы о приёме, увольнении, отпусках, премиях и изменении окладов, больничные и заявления сотрудников. Передать нужно до даты расчёта, которую фиксируют в договоре: чего нет у бухгалтера, того не будет в начислениях.
Когда расчёт зарплаты выгоднее оставить у себя?
Когда у вас в штате бухгалтер, у которого есть время на зарплату, или когда сотрудников мало, все на окладе без отпусков и больничных в текущем периоде и вы готовы сами следить за сроками и изменениями закона. Как только появляются премии, совместители, иностранцы или текучка, ошибок становится больше, а цена ошибки — выше цены услуги.
Источники и дата сверки
Налоговый кодекс РФ: статья 76 (пункт 3.2), статья 119 (пункт 1), статья 123, статья 126 (пункт 1.2), статья 126.1, статья 226 (пункт 6), статья 230 (пункт 2), статья 431 (пункты 3 и 7). Трудовой кодекс РФ: статьи 136 и 236. Кодекс РФ об административных правонарушениях: статья 5.27 (части 6 и 7). Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: части 3 и 5 статьи 6.
Цены рынка — по опубликованным прайсам бухгалтерских компаний и онлайн-бухгалтерий, сверенным 15 и 22 сентября 2026 года. Наши цены — на странице услуг.
Дата сверки: . Материал носит справочный характер: состав и цена услуги зависят от штата и задач конкретной компании и фиксируются в договоре.
Чем мы можем помочь
- Расчёт зарплаты и кадровый учёт — начисления, НДФЛ и взносы, кадровые документы и отчёты по сотрудникам, от 1 500 ₽ за сотрудника.
- Отчётность — сдадим отчёты в срок и пришлём подтверждения о приёме.
- Бесплатный экспресс-аудит — проверим, нет ли ошибок в прошлых начислениях и отчётах.
Передайте зарплату и кадры профессионалам
Считаем зарплату, НДФЛ и взносы, ведём кадровые документы и сдаём отчёты по сотрудникам в срок. Работаем с 2018 года, у нас более 500 клиентов.
- Бесплатный аудит вашей бухгалтерии
- Точная цена по калькулятору
- Ответственность застрахована на 10 млн ₽