Бухгалтер увольняется: что забрать до его последнего дня — чек-лист для владельца

Сколько у вас времени до ухода бухгалтера

• Обычное увольнение по собственному желанию — две недели. Работник предупреждает письменно не позднее чем за две недели, срок начинает течь на следующий день после того, как вы получили заявление (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).
• На испытательном сроке — три дня (ст. 71 ТК РФ).
• По соглашению сторон — раньше, в любой согласованный день (ч. 2 ст. 80 ТК РФ). Не соглашайтесь на «уйду завтра», пока у вас нет хотя бы копии базы и списка доступов.
• В последний день вы обязаны выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и произвести окончательный расчёт (ч. 5 ст. 80, ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ).

Поэтому в первый же день оформите приказ о передаче дел: кто принимает, к какой дате, по какому перечню. Сразу решите и главный вопрос — кто будет вести учёт дальше. Закон обязывает руководителя возложить учёт на главного бухгалтера или другого сотрудника либо заключить договор с бухгалтерской компанией (ч. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Если преемник известен, пусть участвует в приёме с первого дня.

План передачи дел на две недели

Порядок важнее скорости: сначала страховочная копия и список доступов, потом документы, в конце — проверка и подписи.

Чек-лист: что забрать у бухгалтера до последнего дня

Распечатайте и отмечайте. В каждой строке — что забрать и как убедиться, что вы это действительно получили, а не услышали «всё у вас есть».

1. База 1С и учётные программы

2. Пароли и доступы

3. Подписи и доверенности

4. Документы

5. Налоги и отчётность

6. Кадры и зарплата

Если воинский учёт до сих пор вёл бухгалтер «по совместительству», это хороший момент разобраться, кто им займётся дальше: обязанность есть у всех организаций, а за непредставление сведений штрафуют лично должностное лицо — подробно в статье про воинский учёт в организации.

База 1С: где лежит, чья лицензия и как её забрать

Самая частая ошибка — считать, что база под контролем, раз у вас есть логин и пароль от облака. Пароль меняется за минуту. Под контролем только копия, которая лежит у вас и открывается.

• Нужен файл выгрузки всей базы, а не набор отчётов. В 1С это выгрузка информационной базы из конфигуратора (Администрирование → Выгрузить информационную базу), делать её нужно под пользователем с правами администратора.
• Две копии: первую — в первые дни, как страховку; финальную — в последний день, после всех проводок.
• Проверьте копию на другом компьютере. Откройте её и посмотрите дату последних операций. Архив, который «прислали, но не открывали», копией не считается.
• Где лежит рабочая база. Если на личном ноутбуке бухгалтера или в его личном облачном аккаунте — переносите на компьютер, сервер или облачную учётную запись компании до ухода, а не после.
• Чья лицензия и подписка. Данные из копии можно загрузить в любую лицензионную 1С, но если лицензия, договор сопровождения или облачная подписка оформлены на бухгалтера или его ИП, после его ухода работать будет не на чем. Это решается заранее: переоформление или своя лицензия.

Электронные подписи и доверенности (МЧД): что отозвать

Сначала о том, как это устроено сейчас. Руководитель подписывает документы компании квалифицированной электронной подписью, которую выдаёт удостоверяющий центр ФНС (п. 1 ч. 1 ст. 17.2 закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Сотрудник подписывает своей личной подписью физического лица вместе с доверенностью от компании (п. 2 ч. 1 ст. 17.2). Сертификаты сотрудников «на организацию» из коммерческих удостоверяющих центров перестали действовать с 1 сентября 2024 года.

Из этого три практических вывода.

Подпись бухгалтера забирать не нужно — отменяют доверенность

Его подпись — личная, она остаётся у него. Право подписывать за компанию ему даёт машиночитаемая доверенность (МЧД — доверенность в электронном виде, которую проверяют автоматически). Её и нужно отменить.

Увольнение доверенность не прекращает

Основания прекращения доверенности перечислены в пункте 1 статьи 188 ГК РФ, и увольнения среди них нет. Пока доверенность не отменена, бывший сотрудник формально может подписывать документы от имени компании.

• МЧД отменяют заявлением об отмене в той системе, где её выпускали: сервис ФНС, 1С или оператор ЭДО. Подписывает заявление руководитель.
• Бумажную доверенность отменяют в той же форме, в которой её выдавали, либо нотариально (п. 1 ст. 188 ГК РФ): простую — письменным распоряжением, нотариальную — у нотариуса.
• Банковские полномочия снимают в банке: отключают пользователя и, если у бухгалтера было право подписи, меняют список подписантов.

После отмены вы обязаны известить самого бухгалтера и известных вам третьих лиц, перед которыми он действовал по доверенности (п. 1 ст. 189 ГК РФ). Это не формальность: если контрагент не знал и не должен был знать об отмене, документы, подписанные бывшим сотрудником, остаются обязательными для компании (п. 2 ст. 189 ГК РФ). Письмо банку и основным поставщикам — в день отмены.

Если у бухгалтера был ключ подписи руководителя

В малом бизнесе это обычная история: токен директора годами лежит у бухгалтера. Закон требует хранить ключ в тайне и не допускать его использования без согласия владельца. Если есть основания считать, что конфиденциальность ключа нарушена, использовать его нельзя, а удостоверяющий центр нужно уведомить не позднее одного рабочего дня (ст. 10 закона № 63-ФЗ).

Практически: если ключ мог быть скопирован, подайте заявление о прекращении действия сертификата (ч. 6 ст. 14 закона № 63-ФЗ) и получите новый. Руководителю и ИП подпись выдают в налоговой бесплатно, прийти нужно лично. После перевыпуска проверьте, подходит ли сертификат для отчётности в фонд, — что именно смотреть, разобрано в статье об электронной подписи для СФР.

Отчётность, ЕНС и требования ФНС: что проверить до ухода

Задача — получить картину, которую уходящий бухгалтер ещё может объяснить. Через месяц задавать вопросы будет некому.

• Отчёты — с квитанциями. Файл декларации не доказывает, что её приняли. Нужна квитанция о приёме или протокол из сервиса отчётности. Сверьте список сданного со сроками в календаре отчётности на 2026 год.
• Справка о сальдо ЕНС. Её выдаёт налоговая по запросу (пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ): через личный кабинет или сервис отчётности. Если сальдо не совпадает с учётом, запросите справку о принадлежности платежей и акт сверки и разберите расхождение вместе с бухгалтером, пока он на месте.
• Несданные отчёты. Несданная декларация — основание приостановить операции по счетам: налоговая вправе это сделать, если декларацию не сдали в течение 20 рабочих дней после срока (пп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ). Что делать, если это уже случилось, — в статье о том, что делать, если налоговая заблокировала счёт.
• Открытые требования. Просмотрите входящие в сервисе отчётности, включая непрочитанные. Электронное требование считается полученным на шестой рабочий день после отправки, даже если его никто не открыл, и с этого дня идёт срок ответа (п. 4 ст. 31 НК РФ). Сроки ответа по видам требований — в разборе что делать с требованием из налоговой.
• Ближайшие сроки. Платежи и отчёты на месяц вперёд закрепите за конкретным человеком: уход бухгалтера сроков не сдвигает.

Сколько хранить документы и кто отвечает за пропажу

Отвечает за всё это не бухгалтер, а руководитель: ведение учёта и хранение документов организует он (ч. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ), у ИП — сам предприниматель. Если после ухода бухгалтера первички не окажется, штраф получит компания.

Акт приёма-передачи: что в нём должно быть

Обязательной формы у акта нет. Здесь в интернете часто путаются: как норму о передаче дел бухгалтера цитируют часть 4 статьи 29 закона № 402-ФЗ. Но она про другое — про смену руководителя: при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учёта, а порядок организация определяет сама. Для бухгалтера отдельной нормы нет. Порядок задаёт ваш приказ, а акт составляется в свободной форме.

В хорошем акте есть:

• дата, кто передаёт, кто принимает, кто присутствует;
• перечень документов по периодам с количеством и пометкой, чего нет;
• база: где лежит копия, на какую дату, кто проверил, что она открывается;
• состояние отчётности: что сдано, есть ли квитанции, что не сдано;
• сальдо ЕНС на дату акта и открытые требования;
• реестр доступов без паролей: какие учётные записи отключены, какие доверенности отменены, где токены;
• незавершённые задачи и договорённости по ним;
• замечания сторон. Акт с замечаниями лучше, чем отсутствие акта.

Пароли в акт не вписывайте: передавайте отдельно и сразу меняйте. Если бухгалтер отвечал за кассу или другие ценности как материально ответственное лицо, при его смене проводят инвентаризацию (пп. «в» п. 15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»). Акт подписывают обе стороны, по экземпляру каждой.

Бухгалтер не отдаёт документы или базу: что можно и чего нельзя

Пока он ещё работает

Передача дел — часть его работы в эти две недели. Дайте письменное распоряжение: что передать, кому и к какой дате. Ответ тоже просите письменно. Отказ или молчание фиксируйте актом за подписями двух-трёх сотрудников — эти бумаги понадобятся, если дойдёт до спора.

Чего делать нельзя: держать расчёт и трудовую книжку

Совет «не выплачивайте расчёт, пока не сдаст дела» встречается даже в деловых изданиях, и он обходится дороже несданной базы. По истечении срока предупреждения работник вправе прекратить работу, а в последний день вы обязаны выдать документы и рассчитаться (ч. 5 ст. 80, ст. 140 ТК РФ). За задержку:

• компенсация работнику — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ);
• штраф компании — 30 000–50 000 ₽, должностному лицу — предупреждение или 10 000–20 000 ₽, ИП — 1 000–5 000 ₽ (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).

Что можно

Восстанавливать данные из внешних источников (об этом — следующий раздел) и, если от действий бухгалтера есть прямой ущерб, взыскивать его по правилам главы 39 ТК РФ:

• по общему правилу работник отвечает в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ);
• с главным бухгалтером полная материальная ответственность возможна, если она прописана в трудовом договоре (ч. 2 ст. 243 ТК РФ);
• сумму больше среднего заработка при несогласии работника взыскивают только через суд (ст. 248 ТК РФ), обратиться можно в течение года со дня обнаружения ущерба (ст. 392 ТК РФ).

Это вопрос для юриста и для конкретных обстоятельств. Но шансы есть только у того, кто в эти две недели всё оформлял письменно.

Если бухгалтер уже ушёл, ничего не передав

1. В тот же день закройте доступы: банк, ЭДО, сервис отчётности, кабинеты, почта. Отмените доверенности и известите контрагентов.
2. Соберите картину из внешних источников: выписки банка за все периоды, документы у оператора ЭДО, отчёты и квитанции в сервисе отчётности и личном кабинете ФНС, справка о сальдо ЕНС, акты сверки с контрагентами. Почти всё, что было в базе, где-то оставило след. Сколько стоит собрать учёт заново — в статье о стоимости восстановления.
3. Назначьте, кто ведёт учёт: руководитель обязан возложить его на главного бухгалтера или другого сотрудника либо заключить договор с бухгалтерской компанией (ч. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
4. Проверьте ближайшие сроки: отчёты и платежи никто не отменял.
5. Оцените масштаб: если базы нет или она не сходится с банком и отчётностью, это уже восстановление учёта, а не приём дел.

Частые ошибки владельца

«У меня есть пароль от облака — значит, база у меня». Пароль можно сменить. База у вас, только если копия лежит у вас и открывается.

Держать расчёт до сдачи дел. Незаконно, и платить за это будет компания (ст. 140 и 236 ТК РФ, ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).

Считать, что доверенность закончилась вместе с трудовым договором. Не закончилась: её нужно отменить и известить контрагентов (ст. 188 и 189 ГК РФ).

Оставить токен директора в столе бухгалтера или передать его новому. Ключ руководителя должен быть только у руководителя.

Подписать акт «всё передано», не открыв копию базы и не сверив ЕНС. После подписи претензии предъявлять сложнее.

Начать передачу в последний день. За один день не успеть ни проверить копию, ни разобраться с расхождениями.

Когда нужен экспресс-аудит, а когда можно без него

Честно: если бухгалтер передал всё по акту, копия базы открывается, отчёты приняты, а сальдо ЕНС сходится с учётом, внешняя проверка не обязательна. Достаточно, чтобы новый бухгалтер сверил начальные остатки.

Проверку со стороны стоит заказать, если:

• акт подписан с замечаниями или не подписан вовсе;
• база не сходится с банком или с ЕНС;
• есть требования, на которые никто не ответил;
• бухгалтер ушёл, ничего не передав;
• вы не можете сказать, какие отчёты сданы за последний год.

Наш экспресс-аудит бесплатный: посмотрим отчётность и сроки, расчёты с бюджетом, базу, первичку и кадры и пришлём письменный отчёт с перечнем рисков и разделением по срочности — обычно за два-три рабочих дня. Если выяснится, что учёт нужно поднимать, это отдельная работа, цену назовём после диагностики. А если вы выбираете, кого брать на место ушедшего, посмотрите сравнение штатного бухгалтера и аутсорсинга в рублях.

Частые вопросы