Зарплата в конверте: чем рискует работодатель в 2026 году, как налоговая находит схему и как выйти в белую

Зарплата в конверте: ответственность работодателя, а не работника

«Зарплата в конверте» — это когда сотрудник оформлен по трудовому договору, но в ведомости и отчётах стоит только часть денег, а остальное он получает наличными или переводом мимо учёта. От взносов и НДФЛ с этой части компания уходит, но обязанность их заплатить никуда не девается.

Работодатель здесь в двух ролях сразу. Как налоговый агент он обязан удержать НДФЛ из каждой выплаты и перечислить в бюджет (ст. 226 НК РФ). Как плательщик страховых взносов — начислить взносы со всех выплат сотруднику и заплатить их из своих денег. Обе обязанности не выполнены, поэтому и доначисления, и штрафы приходятся на компанию.

Если же человек работает вовсе без договора, — это другая ситуация со своими штрафами трудовой инспекции. Она разобрана в статье «Работник без оформления: какой штраф грозит ООО и ИП».

Что доначислит налоговая и какие штрафы добавит

Обратите внимание на НДФЛ: если проверка выявила неудержанный налог, его доначисляют налоговому агенту, то есть компании (ст. 226 НК РФ). Удержать его потом из зарплаты сотрудника задним числом не получится — серые выплаты уже отданы.

Чем штраф 20% отличается от 40% и как его снижают — в статье «Штраф за неуплату налогов в 2026 году». Пониженный тариф взносов в 2026 году остался только у малого бизнеса из приоритетных отраслей — проверьте себя в статье о тарифах страховых взносов.

Пример: год конвертов у ООО с пятью сотрудниками

ООО не из приоритетных отраслей. У пяти сотрудников официальная зарплата 30 000 ₽, ещё 50 000 ₽ каждый получает в конверте. Налоговая доказала серые выплаты за год. Годовой доход каждого — 960 000 ₽: это ниже предельной базы по взносам и ниже порога 2,4 млн ₽, после которого растёт ставка НДФЛ.

Выездная проверка охватывает три календарных года до года, в котором вынесено решение о ней (п. 4 ст. 89 НК РФ), поэтому при той же схеме сумма умножается примерно на три. Точнее посчитают по тарифам каждого года: в 2023–2025 годах у малого бизнеса часть выплат облагалась взносами по пониженной ставке.

Для сравнения: «сэкономленные» за год взносы и НДФЛ — 1 290 000 ₽. После проверки они превращаются в 1,5–1,7 млн ₽, а пени добавляются за каждый день с даты каждого платежа.

Когда начинается уголовная статья

Уголовная ответственность руководителя наступает в двух случаях — оба с одинаковыми порогами:

• Статья 199 УК РФ — уклонение организации от налогов и страховых взносов через ложные сведения в отчётности. Расчёт по взносам, в котором показана только официальная часть зарплаты, — как раз такие сведения.
• Статья 199.1 УК РФ — неисполнение обязанностей налогового агента по НДФЛ, совершённое в личных интересах.

Чтобы перевести порог в понятную цифру: только по взносам 18 750 000 ₽ — это 30% от 62,5 млн ₽ серых выплат за три года, то есть около 20,8 млн ₽ в конвертах в год. Но в пороге по ст. 199 складываются все налоги и взносы организации. Если наличные для конвертов берутся из выручки, которую компания не показала, к взносам добавятся налоги с этой выручки — и порог наступит намного раньше.

В интернете до сих пор встречаются пороги «2 млн ₽» и «5 млн ₽» — это старые редакции. Действующие суммы установлены законом от 06.04.2024 № 79-ФЗ.

Выход тоже прописан в законе: тот, кто совершил такое преступление впервые и полностью уплатил недоимку, пени и штраф, освобождается от уголовной ответственности (примечания к ст. 199 и 199.1 УК РФ).

Как налоговая находит зарплату в конверте

Доказать конверт налоговой труднее, чем найти кандидата. Поэтому сначала она ищет, где он вероятен, а потом собирает доказательства.

1. Ваша же отчётность. Каждый месяц компания сдаёт сведения о выплатах каждому сотруднику, каждый квартал — расчёт по взносам и 6-НДФЛ. Средняя зарплата ниже средней по вашему виду деятельности в регионе — один из 12 открытых критериев отбора для выездной проверки (приказ ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Тревожные признаки — зарплаты на уровне МРОТ, у директора не больше, чем у подчинённых, годами без роста. Как работают остальные критерии — в статье о выездной налоговой проверке, а сравнение с отраслью по нагрузке — в статье о налоговой нагрузке.
2. Сотрудники. На проверке налоговая допрашивает работников как свидетелей (ст. 90 НК РФ). Врать ради вас им невыгодно: за заведомо ложные показания штраф грозит самому свидетелю (ст. 128 НК РФ).
3. Бывшие сотрудники. Самый частый источник — человек, который ушёл в конфликте или обнаружил, что больничный и декретные ему посчитали от официальной части. Он идёт в налоговую, трудовую инспекцию или прокуратуру, а те обмениваются сведениями. Что трудовая инспекция смотрит при проверке и сколько штрафует — в статье «Проверка трудовой инспекции».
4. Документы. При выездной проверке возможны осмотр помещений и выемка документов (ст. 92 и 94 НК РФ). Ищут вторые ведомости, таблицы на компьютере бухгалтера, переписку в мессенджерах о «второй части».
5. Источник наличных. Деньги для конвертов откуда-то берутся: снятия со счёта под отчёт, обналичивание через сомнительных поставщиков, переводы с личной карты директора сотрудникам каждый месяц в дни зарплаты. Как налоговая получает выписки физлиц и что меняется в этом году — в статье «Налоговая проверяет переводы на карту».

Комиссии по легализации отменены: что вместо них

Почти все статьи по теме пугают «комиссией по легализации налоговой базы». Официально таких комиссий больше нет: рекомендации о них отменены, а письмом от 02.12.2021 № ЕА-4-15/16838 ФНС прямо указала, что вызов налогоплательщиков на заседания комиссий неправомерен и подменяет налоговый контроль.

Что осталось и действует:

• Вызов для пояснений по пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ. По тому же письму ФНС в уведомлении должны быть конкретные основания вызова — например, низкий уровень зарплаты по расчёту по взносам.
• Требование пояснений по отчётности — в рамках проверки, со сроком ответа. Как на него отвечать — в статье «Пришло требование из налоговой».

Игнорировать вызов не стоит: следующим шагом становится выездная проверка. Но и подписывать на встрече обещания «поднять зарплату до среднеотраслевой с прошлого года» не нужно — это решение компании, а не обязанность по закону.

Ответственность работодателя и работника: что теряет сотрудник

Владельцы часто рассчитывают, что сотрудник «в доле» и потому будет молчать. Но у работника риск небольшой, а потери ощутимые:

• НДФЛ, который вы не удержали, по итогам проверки доначисляют не ему, а компании (ст. 226 НК РФ);
• больничные и декретные ему считают от заработка, с которого платились взносы, то есть от официальной части (закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ);
• пенсионные права копятся только от официальной зарплаты;
• за ложные показания свидетелем штраф грозит ему лично — 3 000 ₽ (ст. 128 НК РФ).

Отсюда практический вывод: схема держится, пока все довольны. Первый же конфликт, сокращение или долгий больничный превращает сотрудника в главного свидетеля.

Сколько стоит перевести зарплату в белую

Главный страх владельца — что белая зарплата съест прибыль. Посчитаем честно: сотрудник должен получать на руки те же 50 000 ₽, которые сейчас идут в конверте.

Почему так: белая зарплата и взносы с неё уменьшают налоговую базу (ст. 346.16 НК РФ), а деньги из конверта в расходы не попадают никогда. На УСН «Доходы» механизм другой — уменьшается сам налог на сумму взносов, но у работодателя не больше чем на 50% (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Подробнее — в статьях про УСН «Доходы минус расходы» и как уменьшить УСН на взносы. Полная стоимость сотрудника с отпускными и больничными — в статье «Сколько стоит сотрудник в 2026 году».

Сравните эти 13–25 тыс. ₽ в месяц на человека с примером выше: один доказанный год конвертов на пятерых — 1,5–1,7 млн ₽, то есть примерно 26–29 тыс. ₽ на каждого сотрудника за каждый месяц схемы. Платить в белую выходит дешевле, чем попасться.

Как выйти в белую: порядок действий

1. Посчитайте бюджет. Сколько сейчас уходит в конверты, сколько будет стоить та же сумма в белую по вашему режиму налогообложения (таблица выше) и какая часть выручки за это отвечает.
2. Закройте источник наличных. Обналичивание и неучтённая выручка — отдельный и более тяжёлый риск, чем сама зарплата. Пока он есть, схема остаётся, даже если оклады подняли.
3. Поднимайте оклады по графику. Например, за два-три квартала, а не всем в один день. Новый оклад оформляйте дополнительным соглашением к трудовому договору — изменение условий договора допускается по соглашению сторон в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Переменную часть — премиями по положению о премировании.
4. Не меняйте конверт на ГПХ и самозанятых. Если человек работает по графику, на постоянной должности и подчиняется вам, такие договоры признают трудовыми с теми же доначислениями и штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ. Чем это кончается — в статье о работнике без оформления, а как работать с самозанятыми законно — в статье о договоре с самозанятым.
5. Договоритесь с сотрудниками. На руки они получат столько же, а больничные, декретные, отпускные и пенсия будут считаться от полной суммы. Это аргумент, а не уступка.
6. Решите, что делать с прошлыми годами. Вариантов два. Первый — самостоятельно доплатить взносы и пени и только потом подать уточнённые расчёты, пока налоговая не нашла нарушение и не назначила выездную проверку: тогда штрафа по ст. 122 НК РФ не будет (п. 4 ст. 81 НК РФ). Второй — оставить прошлое как есть: выездная проверка охватывает три года до года решения о ней, поэтому через три года белой работы конвертные годы выходят из-под проверки. Выбирать стоит, оценив, сколько свидетелей и документов осталось.
7. Приведите в порядок документы. В расчётах по взносам и 6-НДФЛ должны быть реальные суммы, ведомости — одни, кадровые документы — на всех, кто работает.

Честно: если в конверте небольшие суммы у одного-двух сотрудников, перевести их в белую можно силами вашего бухгалтера за один квартал — шаги выше. Если сотрудников много, схема шла годами, а наличные брались из неучтённой выручки, сначала посчитайте риски за три года со специалистом: от этого зависит, какой из двух вариантов по прошлым периодам выбрать. Расчёт зарплаты и кадры у нас стоят от 1 500 ₽ в месяц за сотрудника.

Частые вопросы