Договор с самозанятым в 2026 году: когда это законно, а когда доначислят налоги
Самозанятый исполнитель выглядит идеально: платит налог сам, взносов нет, оформление в два клика. Ровно поэтому в него превращают то, что на деле является обычной работой, — и получают доначисление НДФЛ и взносов за весь период, штраф и пересчёт задним числом.
Разберём без запугивания: где проходит граница, по каким признакам вас проверят и что изменилось с 16 февраля 2026 года в порогах, по которым налоговая передаёт данные о вас в комиссию по противодействию нелегальной занятости.
Главный риск: отношения признают трудовыми
Опасность не в том, что самозанятый что-то не заплатит. Опасность в том, что ваш договор с ним посмотрят и скажут: это не подряд, это работа. И тогда всё, что вы платили как вознаграждение исполнителю, превратится в зарплату со всеми вытекающими.
Признать отношения трудовыми может сам заказчик — по письменному заявлению исполнителя или по предписанию трудового инспектора, либо суд. Это статья 19.1 Трудового кодекса. И там же — фраза, которая определяет исход почти всех споров:
«Неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений».
То есть спорная ситуация играет против вас по умолчанию. Доказывать, что это был честный подряд, придётся вам.
И ещё одна деталь оттуда же, которую обычно упускают: если отношения признали трудовыми, они считаются возникшими со дня фактического допущения человека к работе. Не с даты решения суда, а с первого дня. Пересчёт пойдёт за весь период.
Правило двух лет — самая частая ошибка
Схема «уволить сотрудника и нанять его же как самозанятого» кажется очевидной экономией. Она прямо запрещена законом.
Пункт 8 части 2 статьи 6 закона о налоге на профессиональный доход (Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ) говорит, что не признаются объектом налога на профессиональный доход доходы от услуг и работ по гражданско-правовым договорам, если заказчиком выступает работодатель этого человека или лицо, бывшее его работодателем менее двух лет назад.
Обратите внимание на механику: закон не «штрафует» за такой договор — он просто выводит эти выплаты из-под режима самозанятости. А дальше по цепочке:
- чек самозанятого для налоговых целей ничего не подтверждает;
- расходы по такому договору вы не учтёте;
- выплаты становятся обычным доходом физического лица, а вы — налоговым агентом: НДФЛ и страховые взносы за ваш счёт.
Два года считаются от даты увольнения. Не от даты договора, не от конца испытательного срока.
По каким признакам договор переквалифицируют
Отдельного закрытого перечня нет — смотрят на суть отношений. Насторожит вот что.
| Признак | Почему это выглядит как работа |
|---|---|
| Единственный заказчик | Весь доход человека идёт от вас — значит, он не ведёт своё дело, а работает у вас |
| Оплата дважды в месяц | Совпадает с зарплатным графиком, а не с закрытием этапов работ |
| Одинаковые суммы | Похоже на оклад, а не на оплату конкретного результата |
| График и рабочее место | Человек приходит к 9:00 на вашу территорию и подчиняется распорядку |
| Нет измеримого результата | В договоре «оказание услуг», без объёма, сроков и приёмки |
| Вы дали инструменты и доступы | Признак работника, а не самостоятельного исполнителя |
| Договор длится годами без изменений | Это уже не разовая задача, а постоянная функция |
| Человек указан в вашей структуре | Должность, руководитель, подчинённые, корпоративная почта |
Один признак сам по себе ничего не решает. Опасна их совокупность: если исполнитель работает только на вас, по вашему графику, на вашем оборудовании и получает ровные суммы дважды в месяц — это работник, как бы ни назывался договор.
Во что обойдётся переквалификация
Считать надо не штраф — он здесь не самое дорогое.
| Что доначислят | Сколько |
|---|---|
| НДФЛ за весь период | по шкале, за счёт заказчика |
| Страховые взносы | по общему тарифу за весь период |
| Пени | за всё время просрочки |
| Штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП | юрлицо 50 000–100 000 ₽, ИП 5 000–10 000 ₽, директор 10 000–20 000 ₽ |
| Повторно, ч. 5 ст. 5.27 КоАП | юрлицо 100 000–200 000 ₽, директору дисквалификация 1–3 года |
| Снятые расходы | налог на прибыль или УСН пересчитают |
Плюс трудовые последствия: у человека появляется право на отпуск, больничный и запись в трудовой книжке задним числом.
Главное здесь — умножение на количество. Один переквалифицированный исполнитель это неприятно. Если по одной схеме оформлены двадцать человек, доначисления считаются по каждому.
Новые пороги: когда вами заинтересуются
С 16 февраля 2026 года действуют обновлённые правила передачи данных: приказ Минтруда от 19.11.2025 № 657н изменил перечень из приказа № 40н. Вместо одного среза стало два.
| Срез | Кто попадает |
|---|---|
| Годовой | Работаете более чем с 35 самозанятыми, у каждого среднемесячный доход от вас свыше 35 000 ₽, сотрудничество дольше 3 месяцев |
| Квартальный | Работаете более чем с 10 самозанятыми со среднемесячным доходом свыше 25 000 ₽, которые в предыдущем квартале состояли у вас в трудовых отношениях |
Данные уходят в межведомственные комиссии субъектов по противодействию нелегальной занятости. Передают не только количество людей, но и среднемесячный доход, долю вашей выплаты в доходе исполнителя, среднее число месяцев сотрудничества и среднее количество чеков в месяц.
Что это значит для малого бизнеса. С двумя-тремя самозанятыми под эти пороги вы не попадаете. Но обратите внимание на квартальный срез: там достаточно одиннадцати человек — и он прицельно ловит именно перевод собственных бывших сотрудников в самозанятые. А главное: пороги определяют, когда данными займётся комиссия, но не защищают от переквалификации по заявлению самого исполнителя или по итогам проверки. Ниже порога — не значит безопасно.
Как оформить, чтобы вопросов не было
- Проверьте статус в день подписания и перед каждой выплатой. Статус самозанятого можно потерять: например, при превышении лимита 2,4 млн ₽ за календарный год (п. 8 ч. 2 ст. 4 закона № 422-ФЗ). Право на режим утрачивается со дня возникновения такого основания — часть 19 статьи 5 того же закона, то есть прямо с даты превышения, а не с даты уведомления. Проверка бесплатная, на сайте ФНС по ИНН.
- Проверьте правило двух лет. Не был ли человек вашим работником — и не был ли работником компании, связанной с вами.
- Опишите результат, а не процесс. Не «оказание услуг по договору», а конкретный объём: что сделано, к какому сроку, как принимается.
- Подписывайте акты на каждый этап и платите по ним, а не по календарю. Разные суммы в разные даты — это нормально и правильно.
- Забирайте чек по каждой оплате. Без чека расходы не учесть: части 8, 9 и 10 статьи 15 закона № 422-ФЗ прямо запрещают учитывать такие расходы плательщикам налога на прибыль, УСН и ЕСХН, а также предпринимателям на НДФЛ. Акт и платёжное поручение чек не заменяют.
- Уберите из договора всё трудовое: график, подчинение, рабочее место, должность, испытательный срок, отпуск.
Что делать, если вы уже так работаете
Ситуация обычная: схему когда-то предложил знакомый, она работает третий год, никто не жаловался.
- Посчитайте, сколько у вас таких исполнителей и какая доля вашего платежа в доходе каждого.
- Отдельно выделите бывших сотрудников — это первый и самый очевидный риск.
- Пересоберите договоры и акты под результат: без графика, с объёмом и приёмкой.
- Тех, кто фактически работает как сотрудник, оформите в штат. Это дешевле, чем доначисление за три года.
Если непонятно, где вы сейчас, начните с экспресс-аудита — посмотрим договоры и платежи и скажем, что реально рискованно, а что нет.
Когда самозанятый — совершенно нормальный выбор
Чтобы не создавать ложного впечатления: работать с самозанятыми законно, и в большинстве случаев это удобно обеим сторонам. Признаки здоровой ситуации:
- человек никогда у вас не работал либо уволился больше двух лет назад;
- у него есть другие заказчики, и ваша доля в его доходе не подавляющая;
- задача разовая или проектная, с понятным результатом и сроком;
- он сам решает, когда и где работать, и использует своё оборудование;
- оплата привязана к принятым этапам, а не к 5-му и 20-му числу.
Дизайнер, который сделал вам сайт, монтажник на объекте, фотограф на съёмку — это ровно те случаи, ради которых режим и вводился.
Частые вопросы
Можно ли перевести своего сотрудника в самозанятые?
Нет. По пункту 8 части 2 статьи 6 Федерального закона № 422-ФЗ доходы от услуг и работ не признаются объектом налога на профессиональный доход, если заказчик — текущий работодатель человека или тот, кто был его работодателем менее двух лет назад. Выплаты выпадают из режима самозанятости: чек ничего не подтверждает, расходы не учесть, а НДФЛ и взносы придётся заплатить заказчику.
Через сколько лет можно нанять бывшего сотрудника как самозанятого?
Через два года после увольнения. Срок считается от даты прекращения трудового договора, а не от даты нового договора. До истечения двух лет выплаты этому человеку под налог на профессиональный доход не подпадают.
Сколько стоит переквалификация договора в трудовой?
Основные деньги — не штраф, а доначисления: НДФЛ и страховые взносы за весь период с первого дня работы, плюс пени, плюс снятые расходы. Штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ составляет 50 000–100 000 ₽ для юридического лица, 5 000–10 000 ₽ для ИП и 10 000–20 000 ₽ для должностного лица. При повторном нарушении юрлицо платит 100 000–200 000 ₽, а директора могут дисквалифицировать на срок от года до трёх лет.
С какого дня пересчитают налоги, если отношения признают трудовыми?
Со дня фактического допущения человека к исполнению обязанностей — так сказано в статье 19.1 ТК РФ. То есть не с даты решения суда или предписания инспектора, а с первого дня работы. Поэтому чем дольше действует схема, тем больше сумма пересчёта.
Сколько самозанятых можно нанимать без риска?
Прямого ограничения по количеству нет. Есть пороги, при которых налоговая передаёт данные о вас в межведомственную комиссию по противодействию нелегальной занятости: годовой срез — более 35 человек со среднемесячным доходом от вас свыше 35 000 ₽ и сотрудничеством дольше трёх месяцев; квартальный — более 10 человек с доходом свыше 25 000 ₽, которые в предыдущем квартале состояли у вас в трудовых отношениях. Эти пороги действуют с 16 февраля 2026 года. При этом переквалификация возможна и ниже порога — по заявлению самого исполнителя или по итогам проверки.
Нужен ли чек от самозанятого, если есть акт и платёжка?
Да, чек обязателен. Части 8, 9 и 10 статьи 15 Федерального закона № 422-ФЗ прямо запрещают учитывать расходы без чека плательщикам налога на прибыль, УСН и ЕСХН, а также предпринимателям, платящим НДФЛ с доходов от бизнеса. Акт и платёжное поручение чек не заменяют, поэтому забирайте его по каждой оплате и храните.
Что будет, если самозанятый превысит лимит 2,4 млн ₽?
Он утрачивает право на режим со дня возникновения основания, то есть прямо с даты превышения — так сказано в части 19 статьи 5 закона № 422-ФЗ. Дальнейшие выплаты уже не попадают под налог на профессиональный доход, и обязанности по НДФЛ и взносам ложатся на заказчика. Поэтому статус исполнителя стоит проверять не только при подписании договора, но и перед каждой выплатой — это бесплатно, по ИНН на сайте ФНС.
Мы работаем с самозанятыми несколько лет и проблем не было. Это безопасно?
Отсутствие претензий не означает отсутствия риска: срок работает против вас, потому что при переквалификации пересчёт идёт с первого дня. Кроме того, с 16 февраля 2026 года действуют новые правила передачи данных в комиссии по нелегальной занятости, и квартальный срез прицельно ловит перевод собственных бывших сотрудников. Разумно пересобрать договоры и акты под результат, а тех, кто фактически работает как сотрудник, оформить в штат.
Источники и дата сверки
Пункт 8 части 2 статьи 6, части 8–10 статьи 15, пункт 8 части 2 статьи 4 и часть 19 статьи 5 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ; статья 19.1 Трудового кодекса РФ; части 4 и 5 статьи 5.27 КоАП РФ; перечень, утверждённый приказом Минтруда России от 02.02.2024 № 40н в редакции приказа от 19.11.2025 № 657н (действует с 16.02.2026).
Дата сверки: . Пороги передачи данных менялись в ноябре 2025 года — перед применением проверьте действующую редакцию перечня.
Чем мы можем помочь
- Экспресс-аудит — бесплатно посмотрим договоры и платежи самозанятым и скажем, где риск реальный.
- Расчёт зарплаты и кадровый учёт — если кого-то нужно оформить в штат, сделаем это без потерь.
- Бухгалтер-самозанятый — отдельный разбор, если самозанятому вы отдаёте именно бухгалтерию.
Проверим ваши договоры с самозанятыми
Посмотрим, кто из исполнителей выглядит как работник, и покажем, что поправить в договорах и актах, пока это не сделала инспекция.
- Бесплатный аудит текущей ситуации
- Разбор по каждому исполнителю
- Оформим в штат тех, кого нужно