Бухгалтер-самозанятый: чем дешёвый вариант оборачивается для владельца
Работать с самозанятым бухгалтером закон не запрещает. Но есть одна ситуация, где запрет прямой и безусловный, и именно в неё попадает большинство: если этот человек был вашим работником в последние два года, режим самозанятости на такие выплаты не распространяется вообще. Это значит, что с его вознаграждения вы обязаны платить НДФЛ и страховые взносы как за обычного сотрудника — со всеми доначислениями за прошедший период.
Второй риск шире и тяжелее: договор с самозанятым могут признать трудовым. Тогда к доначислениям добавится штраф на компанию от 50 000 до 100 000 ₽, а при повторе директору грозит дисквалификация.
Разберём по порядку: где именно проходит граница, как отбирают компании для проверки — с 16 февраля 2026 года эти критерии изменились — и в каких случаях самозанятый бухгалтер действительно нормальное решение. Такие случаи есть, и мы их назовём честно.
Коротко: когда можно, а когда нельзя
| Ситуация | Можно ли работать с самозанятым бухгалтером |
|---|---|
| Человек никогда у вас не работал, задача разовая или с понятным результатом | Да, это обычный договор оказания услуг |
| Он был вашим работником меньше двух лет назад | Нет. Прямой запрет, доход не подпадает под НПД |
| Он сидит на вашем графике, выполняет текущие поручения, встроен в процессы | Риск переквалификации в трудовые отношения |
| Он ведёт весь ваш учёт постоянно, много лет, как штатный бухгалтер | Высокий риск. Формально договор, фактически работа |
| Его годовой доход подходит к 2,4 млн ₽ | Осторожно. Статус может слететь посреди года |
Ниже — что стоит за каждой строкой и во что это обходится в рублях.
Прямой запрет: бывший работник
Это самая частая и самая дорогая ошибка. Схема выглядит логично: бухгалтер увольняется из штата, регистрируется самозанятым и продолжает вести тот же учёт, но уже по договору. Компания экономит на взносах, человек получает больше на руки. Оба довольны.
Проблема в том, что закон эту схему предусмотрел заранее. По пункту 8 части 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ не признаются объектом налогообложения НПД доходы «от оказания (выполнения) физическими лицами услуг (работ) по гражданско-правовым договорам при условии, что заказчиками услуг (работ) выступают работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад».
Что это означает на практике:
- чек из приложения «Мой налог» такой доход не закрывает — режим на него не распространяется;
- для вас это выплата обычному физическому лицу, а значит вы налоговый агент: удерживаете НДФЛ и начисляете страховые взносы;
- если вы этого не делали, при проверке всё доначислят задним числом за весь период, плюс пени.
Срок отсчитывается от даты увольнения, а не от даты регистрации самозанятости. Два года — это два года, и «он уже полгода как самозанятый» ничего не меняет.
Отдельно подчеркнём: запрет действует, даже если человек уволился по собственному желанию, работает удалённо и вы вообще не общаетесь по рабочим вопросам. Условие в законе одно — факт трудовых отношений в последние два года.
Переквалификация договора в трудовой
Второй риск не такой очевидный, зато шире: даже если человек никогда у вас не работал, отношения могут признать трудовыми по факту.
Механизм описан в статье 19.1 Трудового кодекса РФ. Признать отношения трудовыми может сам заказчик — по заявлению исполнителя или по предписанию государственного инспектора труда, — а также суд. И там есть формулировка, которую стоит знать дословно: «неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений».
То есть в спорной ситуации презумпция работает против вас, а не за вас.
На что смотрят при оценке:
| Признак трудовых отношений | Как это выглядит с бухгалтером |
|---|---|
| Регулярность и системность | Одинаковая сумма каждый месяц много месяцев подряд |
| Подчинение внутреннему распорядку | Обязан быть на связи с 9 до 18, отпрашивается, отчитывается о рабочем дне |
| Работа по указаниям, а не по результату | Вы ставите текущие задачи, а не заказываете конкретный результат |
| Встроенность в структуру | Корпоративная почта, доступ к внутренним системам, участие в планёрках |
| Единственный заказчик | Все его доходы — от вашей компании |
| Оформление самозанятости как условие | Вы попросили зарегистрироваться, чтобы начать сотрудничество |
Ни один признак сам по себе не приговор — оценивают всю картину: договор, акты, переписку, доступы, платежи.
Во что обходится. По части 4 статьи 5.27 КоАП РФ заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, влечёт штраф на должностных лиц 10 000–20 000 ₽, на ИП 5 000–10 000 ₽, на юридических лиц 50 000–100 000 ₽. При повторном нарушении по части 5 той же статьи для юрлица это уже 100 000–200 000 ₽, а для должностного лица — дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
И это только административная часть. Отдельно доначисляют НДФЛ и страховые взносы за весь период отношений с пенями.
Как компанию находят для проверки
Здесь есть свежие изменения, о которых пока мало кто пишет.
С 2024 года в регионах работают межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости, и налоговая передаёт им данные по перечню из приказа Минтруда от 02.02.2024 № 40н. Приказом Минтруда от 19.11.2025 № 657н этот перечень изменён, и с 16 февраля 2026 года действуют два среза вместо одного.
| Срез | Когда компания попадает в перечень |
|---|---|
| Годовой | Работа более чем с 35 самозанятыми, у каждого среднемесячный доход от вас свыше 35 000 ₽ и сотрудничество дольше трёх месяцев |
| Квартальный | Работа более чем с 10 самозанятыми за квартал со среднемесячным доходом свыше 25 000 ₽, которые в предыдущем квартале состояли с этой же организацией в трудовых отношениях |
| Зарплата ниже МРОТ | У 10 и более человек выплаты ниже МРОТ, и они составляют свыше 10% от общего числа работников |
| Отклонение от рынка | Среднемесячная зарплата отклоняется более чем на 35% от средней по региону и виду деятельности |
Прежние пороги были заметно ниже: по годовому срезу требовалось больше 10 самозанятых со среднемесячным доходом свыше 20 000 ₽. То есть формально порог подняли.
Честный вывод для малого бизнеса. Если у вас один самозанятый бухгалтер, ни под годовой, ни под квартальный срез вы не попадаете — эти критерии написаны про компании, массово заменяющие штат. Но отсюда не следует, что риска нет: переквалификация возможна и без комиссии, по обычной налоговой проверке, по жалобе самого исполнителя или по обращению в трудовую инспекцию. Обратите внимание и на второй квартальный критерий — он прицельно ловит именно перевод собственных бывших работников в самозанятые.
Лимит 2,4 млн и что будет, если он лопнет
По пункту 8 части 2 статьи 4 Закона № 422-ФЗ применять НПД не вправе физические лица, у которых доходы, учитываемые при определении налоговой базы, превысили в текущем календарном году 2 400 000 ₽.
Право утрачивается с даты превышения. Дальше человек просто не может сформировать чек, потому что статуса у него больше нет.
Чем это опасно именно для вас: лимит считается по всем его заказчикам, а не только по вашим выплатам. Вы можете платить ему 30 000 ₽ в месяц и не подозревать, что в сентябре у него закончился лимит из-за других клиентов. С этого момента каждая ваша выплата — это выплата обычному физлицу, по которой вы налоговый агент.
Практический вывод: статус исполнителя проверяют не один раз при подписании, а перед каждой выплатой. Это бесплатно и делается на сайте ФНС по ИНН.
Чек: без него расходы не учесть
Ещё один момент, который всплывает уже при расчёте налога. По частям 8–10 статьи 15 Закона № 422-ФЗ организации и предприниматели не учитывают расходы на приобретение у самозанятых при отсутствии чека, сформированного исполнителем.
Это касается и налога на прибыль, и УСН «доходы минус расходы», и НДФЛ у предпринимателей. Ни акт, ни платёжное поручение, ни договор чек не заменяют.
Отсюда простое правило: нет чека — нет расхода. Собирать чеки нужно ежемесячно и хранить, а не вспоминать о них в конце года.
Кто отвечает, если бухгалтер ошибся
Здесь разницы между самозанятым и бухгалтерской компанией нет никакой: перед налоговой отвечаете вы. Штраф за несданную декларацию налагается на организацию, а на директора — по статье 15.5 КоАП РФ. Более того, часть 8 статьи 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ прямо возлагает на руководителя единоличную ответственность за достоверность отчётности.
Разница в другом — в том, что можно получить обратно.
| Самозанятый | Бухгалтерская компания | |
|---|---|---|
| Кто отвечает перед ФНС | Вы | Вы |
| Чем отвечает исполнитель | Личным имуществом, в пределах договора | Имуществом компании, в пределах договора |
| Страхование ответственности | Как правило нет | Бывает; у нас — на 10 млн ₽ |
| Замена на время болезни и отпуска | Никакой | Другой специалист команды |
| Что будет, если исполнитель исчезнет | База и документы могут остаться у него | Передача по акту, порядок в договоре |
Последняя строка на практике болезненнее всех остальных. Поэтому договор — что с самозанятым, что с компанией — должен отвечать на одни и те же вопросы: чья база, что возвращают при расставании, кто возмещает штрафы. Подробный разбор — в статье о том, что проверить в договоре на бухгалтерское обслуживание.
Отметим ещё требование части 6 статьи 7 Закона № 402-ФЗ: для ряда организаций физическое лицо, которому передают ведение учёта по договору, должно отвечать квалификационным требованиям части 4 той же статьи — высшее образование, стаж в области учёта или аудита не менее трёх лет из последних пяти, отсутствие неснятой судимости за преступления в сфере экономики.
Персональные данные сотрудников
Если самозанятый считает вам зарплату, вы передаёте ему паспортные данные работников, СНИЛС, счета, сведения о детях и больничных. Это требует оформленного поручения на обработку персональных данных по части 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ: в нём определяются перечень данных, перечень действий с ними, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите.
И главное: по части 5 той же статьи ответственность перед самим сотрудником несёт оператор, то есть вы как работодатель. Исполнитель отвечает только перед вами.
С физическим лицом это сложнее, чем с компанией: у самозанятого обычно нет ни организационных мер защиты, ни возможности что-то возместить, если данные утекут. О том, во сколько вообще обходится сотрудник со всеми обязательствами, — в статье сколько стоит сотрудник.
Когда самозанятый бухгалтер — нормальный выбор
Мы оказываем бухгалтерские услуги, и было бы нечестно закончить статью словами «никогда так не делайте». Есть ситуации, где самозанятый — разумное и полностью законное решение:
- ИП без сотрудников на УСН или патенте. Операций мало, отчётность простая, риск ошибки невысок.
- Разовая задача с понятным результатом: сдать одну декларацию, подготовить пакет документов, восстановить один участок.
- Человек никогда у вас не работал и ведёт нескольких клиентов, а не только вас.
- Вы готовы принять на себя риски непрерывности: заболел, уехал, пропал — учёт встаёт, и это ваша проблема.
Границу проще всего провести так: самозанятый хорошо закрывает задачу, компания закрывает функцию. Если бухгалтерия нужна вам каждый месяц, с заменяемостью, ответственностью и сохранностью базы, — это функция, и дешёвый вариант перестаёт быть дешёвым при первой же проблеме.
Если решите передать функцию целиком, посмотрите состав бухгалтерского обслуживания и как устроен переход от прежнего бухгалтера.
Восемь проверок перед подписанием
| № | Что проверить | Почему |
|---|---|---|
| 1 | Не был ли исполнитель вашим работником в последние два года | Прямой запрет, п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422 |
| 2 | Статус плательщика НПД на сайте ФНС по ИНН | Статус мог слететь; проверять перед каждой выплатой |
| 3 | Предмет договора — результат, а не процесс | «Ведение учёта в рабочее время» читается как трудовая функция |
| 4 | Нет условий про график, отпуск, подчинение | Прямые признаки трудовых отношений |
| 5 | Оплата привязана к объёму или результату, а не одинакова каждый месяц | Ровная сумма из месяца в месяц выглядит как оклад |
| 6 | Чек из «Мой налог» после каждой выплаты | Без чека расход не учитывается, ч. 8–10 ст. 15 ФЗ-422 |
| 7 | Поручение на обработку персональных данных сотрудников | Ч. 3 ст. 6 ФЗ-152; ответственность перед работником остаётся на вас |
| 8 | Порядок возврата базы и документов при расставании | Законом не урегулирован — только договором |
Частые вопросы
Можно ли заключить договор на бухгалтерские услуги с самозанятым?
Да, закон это допускает — при условии, что исполнитель не был вашим работником в последние два года. По пункту 8 части 2 статьи 6 Федерального закона № 422-ФЗ доходы от услуг заказчикам, которые являются или были работодателями менее двух лет назад, объектом налогообложения НПД не признаются. В такой ситуации выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами как обычные выплаты физическому лицу.
Можно ли уволить бухгалтера и нанять его же как самозанятого?
Нет, в течение двух лет с даты увольнения это прямо запрещено пунктом 8 части 2 статьи 6 Закона № 422-ФЗ. Срок считается от увольнения, а не от регистрации самозанятости. Если так сделать, при проверке НДФЛ и страховые взносы доначислят за весь период с пенями.
Какой штраф за подмену трудового договора договором с самозанятым?
По части 4 статьи 5.27 КоАП РФ — от 10 000 до 20 000 ₽ на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 ₽ на ИП и от 50 000 до 100 000 ₽ на юридическое лицо. При повторном нарушении по части 5 для юрлица это 100 000–200 000 ₽, а должностное лицо дисквалифицируют на срок от одного года до трёх лет. Отдельно доначисляют НДФЛ и взносы за весь период.
По каким признакам договор с самозанятым признают трудовым?
Смотрят на всю картину отношений: регулярность и одинаковый размер выплат, подчинение внутреннему распорядку, работу по текущим указаниям вместо конкретного результата, встроенность в структуру компании, единственного заказчика, требование зарегистрироваться самозанятым как условие сотрудничества. По статье 19.1 ТК РФ неустранимые сомнения толкуются в пользу наличия трудовых отношений.
Как налоговая находит компании, работающие с самозанятыми?
Через межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости: налоговые органы передают им сведения по перечню приказа Минтруда № 40н. С 16 февраля 2026 года действуют два среза — годовой (более 35 самозанятых со среднемесячным доходом свыше 35 000 ₽ и сотрудничеством дольше трёх месяцев) и квартальный (более 10 самозанятых с доходом свыше 25 000 ₽, состоявших в предыдущем квартале в трудовых отношениях с этой же организацией).
Что будет, если самозанятый превысит лимит 2,4 млн рублей?
Он утратит право на НПД с даты превышения — по пункту 8 части 2 статьи 4 Закона № 422-ФЗ. Чек он сформировать больше не сможет, и каждая ваша последующая выплата станет выплатой обычному физическому лицу, по которой вы налоговый агент. Лимит считается по всем его заказчикам, поэтому статус нужно проверять перед каждой выплатой.
Обязателен ли чек от самозанятого?
Да, если вы хотите учесть выплату в расходах. По частям 8–10 статьи 15 Закона № 422-ФЗ организации и предприниматели не учитывают расходы на приобретение у самозанятых при отсутствии чека, сформированного исполнителем. Ни договор, ни акт, ни платёжное поручение чек не заменяют.
Кто отвечает за ошибки самозанятого бухгалтера?
Перед налоговой — вы. Штраф налагается на организацию, а на директора отдельно по статье 15.5 КоАП РФ; часть 8 статьи 7 Закона № 402-ФЗ возлагает на руководителя единоличную ответственность за достоверность отчётности. С самого исполнителя деньги можно взыскать только по договору, и у самозанятого, в отличие от бухгалтерской компании, обычно нет ни страхования ответственности, ни возможности заменить специалиста.
Источники и дата сверки
Пункт 8 части 2 статьи 6, пункт 8 части 2 статьи 4 и части 8–10 статьи 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ; статья 19.1 Трудового кодекса РФ; части 4 и 5 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях; части 6 и 8 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; части 3 и 5 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ; приказ Минтруда России от 02.02.2024 № 40н в редакции приказа от 19.11.2025 № 657н, действующей с 16.02.2026.
Дата сверки: — нормы перепроверены по первоисточникам повторно перед публикацией. Материал носит справочный характер: квалификация отношений зависит от их фактического содержания, а не только от текста договора.
Чем мы можем помочь
- Договор с самозанятым — если самозанятые у вас не бухгалтеры, а исполнители: риск переквалификации и новые пороги ФНС.
- Экспресс-аудит — бесплатно посмотрим, в каком состоянии учёт после самостоятельного ведения или подрядчика.
- Бухгалтерское обслуживание — с закреплённым специалистом, заменой на время отпуска и ответственностью по договору.
Посчитаем, во сколько обойдётся полноценная бухгалтерия
Проведём бесплатный аудит текущего учёта и покажем точную цену под ваш объём — с ответственностью по договору.
- Бесплатный аудит вашей бухгалтерии
- Точная цена по калькулятору
- Ответственность застрахована на 10 млн ₽