Проверка контрагента перед сделкой: что посмотреть за 10 минут, чтобы налоговая не сняла вычеты и расходы

Зачем проверять: рискуете вы, а не поставщик

Статья 54.1 НК РФ разрешает уменьшить налог по сделке при двух условиях одновременно (п. 2):

• главная цель сделки — бизнес, а не неуплата налога или его возврат;
• обязательство исполнил ваш контрагент — тот, с кем подписан договор, или тот, кому он законно передал исполнение.

Второе условие и есть причина проверять. Если работу сделала бригада, оформленная через «фирму-прокладку», или товар пришёл от другого поставщика, а документы выписала компания без людей и склада, налоговая скажет: исполнил не тот, кто указан в договоре. Такую компанию ФНС называет «технической» — она сама ничего не делает, только оформляет документы.

При этом закон защищает от формальных претензий (п. 3 ст. 54.1 НК РФ). Сами по себе не основание снять вычет:

• подпись в документах поставил неустановленный или неуполномоченный человек;
• поставщик нарушил налоговое законодательство — например, не заплатил свой НДС;
• того же результата можно было добиться другой сделкой.

Налоговая должна доказать, что вы знали или должны были знать о технической компании (п. 5 письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@). Проверка контрагента и досье по ней — ваше доказательство обратного.

Проверка контрагента по ИНН за 10 минут

Все сведения ниже бесплатны и берутся из государственных источников. Выписку из ЕГРЮЛ скачайте в PDF: она подписана усиленной электронной подписью налоговой и равнозначна бумажной, поэтому доказывает, что вы проверили компанию именно в этот день. Снимки экранов остальных сервисов сохраняйте с датой. Это первая страница досье.

Налоговая прямо ставит в упрёк, если покупатель не изучил сведения о контрагенте на сайте ФНС в формате открытых данных (подп. «д» п. 15 письма № БВ-4-7/3060@). Поэтому этот шаг обязателен даже для небольшой сделки.

Признаки однодневки, которые ищет налоговая

В письме № БВ-4-7/3060@ ФНС перечислила обстоятельства, по которым инспектор решает, что вы должны были заметить проблему (п. 15). На практике они превращаются в вопросы на допросе директора и сотрудников. Если на них нет ответа — это довод против вас.

Однодневка, по описанию ФНС, не может показать деловую историю, опыт и ресурсы (п. 14 письма). Поэтому главный вопрос не «есть ли компания в реестре», а «могла ли она сама сделать то, за что вы заплатили».

Насколько глубоко проверять: зависит от суммы

ФНС прямо пишет: требования к выбору контрагента не одинаковы (п. 16 письма № БВ-4-7/3060@). Для разовой мелкой закупки они ниже, чем для покупки дорогого оборудования, крупного подряда или сделки, срыв которой грозит убытками. Мы предлагаем такую лестницу.

Встречу с руководителем, заверенные копии документов, оригиналы доверенностей и выезд на склад до подписания договора советует и сама налоговая в своих публикациях для бизнеса.

Досье на контрагента: что сохранить

Досье — это папка на каждого значимого поставщика. Его задача — через три года ответить на вопросы инспектора без «не помню».

1. Выписки и снимки экранов с госсервисов на дату заключения договора.
2. Документы о полномочиях: копия приказа о назначении директора или доверенность подписанта, копия устава или карточка компании.
3. Как нашли и почему выбрали: ссылка на сайт или объявление, коммерческие предложения двух-трёх конкурентов, служебная записка о выборе.
4. Переписка с корпоративной почты поставщика, протоколы встреч.
5. Доказательства исполнения: транспортные накладные, пропуска, фото и видео работ, исполнительная документация, акты с датами, которые сходятся с логикой процесса.
6. Претензии, если что-то пошло не так.

Храните досье не меньше пяти лет, как и остальные документы для налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Выездная проверка охватывает три календарных года до года, в котором принято решение о ней (п. 4 ст. 89 НК РФ), — подробнее в статье о выездной налоговой проверке.

Пример: сколько стоит непроверенный поставщик

ООО на ОСНО заказало ремонт склада у подрядчика за 1 220 000 ₽, в том числе НДС 22% — 220 000 ₽. В расходы по налогу на прибыль пошёл 1 000 000 ₽, это экономия налога 250 000 ₽ по ставке 25%. На проверке подрядчик оказался технической компанией. Исход зависит от того, что докажут.

Ко всем суммам добавятся пени за каждый день с даты, когда налог надо было заплатить, — за три года это ощутимая сумма (как считаются пени). Цена досье в третьей строке — пара часов работы до сделки.

Что будет, если поставщика признают технической компанией

Письмо № БВ-4-7/3060@ разбирает три ситуации — от них зависит, сколько вы потеряете.

• Реальный исполнитель найден (например, бригада или завод, который на самом деле поставил товар). Вычеты и расходы пересчитают по его документам (пп. 10 и 17.1). Это и есть налоговая реконструкция — расчёт налога так, будто посредника не было. Если реальный исполнитель не платил НДС, вычета не будет. Доказывать размер реальных затрат придётся вам.
• Работа сделана, но исполнитель не установлен. Вычет НДС не дают вовсе; расходы определяют расчётным способом, и риск этого несёте вы (п. 17.2).
• Документооборот формальный, реальный исполнитель не раскрыт — например, работу сделали «в тени», а бумаги оформили через техническую компанию. Ни вычетов, ни расходов, расчётный способ не применяется (п. 11).

Если работу на самом деле сделали ваши же сотрудники, а подрядчик был только на бумаге, налоговая может учесть затраты на материалы, но не оплату «подрядчику» (п. 12).

Штраф зависит от вины: если налоговая докажет, что вы знали о технической компании, — 40% от недоимки по п. 3 ст. 122 НК РФ; если только «должны были знать», потому что не проявили осмотрительность, — 20% по п. 1 той же статьи (п. 19 письма). Неосторожность ФНС считает смягчающим обстоятельством (там же), а при нём штраф уменьшают не менее чем в 2 и не более чем в 10 раз (п. 3 ст. 114 НК РФ) — заявите об этом в возражениях на акт проверки. Подробно о штрафах — в статье «Штраф за неуплату налогов».

Обычно всё начинается с камеральной проверки декларации по НДС: система налоговой сопоставляет ваши вычеты с отчётностью поставщика и видит разрыв — как идёт камеральная проверка. Потом приходит требование о пояснениях или документах, а для крупных сумм — выездная проверка.

Если поставщик уже оказался однодневкой

1. Оцените, была ли сделка реальной. Товар на складе, работа сделана, есть свидетели и документы исполнения — значит, спор идёт о сумме, а не о всём вычете.
2. Соберите досье задним числом — но только из настоящих документов. Переписка, накладные, пропуска, фото, банковские выписки. Новые документы с прошлыми датами не создавайте: экспертиза давности и противоречия с логикой процесса (подп. «о» п. 15 письма) разрушат позицию целиком.
3. Если знаете реального исполнителя — назовите его. Тогда налог пересчитают по его документам, а не снимут вычеты полностью.
4. Если документы через эту компанию оформляли сознательно — подумайте об уточнённой декларации до того, как налоговая найдёт ошибку или назначит выездную проверку. Штрафа не будет, если на едином налоговом счёте к моменту подачи хватает денег на налог и пени (п. 4 ст. 81 НК РФ).
5. Ответьте на требование в срок — даже если вопрос о поставщике, а не о вас: как отвечать на требование налоговой.

Частые ошибки владельцев

«Выписка из ЕГРЮЛ есть — значит, проверили». Для крупного подряда это не осмотрительность: налоговая проверяет, могла ли компания сама выполнить работу. Выписка подтверждает только, что фирма существует.

Проверили один раз, при первой сделке. Постоянный поставщик за год может сменить директора, адрес и потерять всех работников. Повторяйте проверку по ИНН хотя бы раз в квартал и перед крупной оплатой.

Посредник без смысла. Товар везут напрямую с завода, а счёт выставляет перекупщик, которого никто не видел. Такая цепочка — первый кандидат в технические компании.

Оплата третьим лицам по письму поставщика. Деньги ушли не на счёт контрагента из договора — налоговой это видно по банковским данным, а вам потом сложно доказать, кто исполнял сделку.

Цена «слишком хорошая». Цена существенно ниже рынка — отдельный признак из перечня ФНС (подп. «м» п. 15 письма). Сохраните предложения других поставщиков, чтобы объяснить, почему выбрали именно этого.

Чек-лист перед оплатой

1. Скачайте выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и проверьте статус, дату регистрации, директора, отметки о недостоверности.
2. Откройте «Прозрачный бизнес»: адрес, сотрудники, уплаченные налоги, долги.
3. Посмотрите отчётность в ресурсе бухгалтерской отчётности ФНС: сопоставима ли выручка с вашим заказом.
4. Проверьте картотеку арбитражных дел, сообщения о банкротстве на Федресурсе и банк исполнительных производств ФССП. Если банк не провёл платёж из-за вопросов к контрагенту, — причины отказа и что делать.
5. Убедитесь, что договор подписывает директор или человек с доверенностью, сохраните копию.
6. Для крупной сделки — встреча, протокол, выезд на объект, подтверждение людей и техники.
7. Сохраните, как нашли поставщика и предложения конкурентов.
8. Платите только на счёт из договора; не соглашайтесь на оплату третьим лицам.
9. Принимайте работу с документами, которые должны появиться по ходу: накладные, пропуска, фото.
10. Сложите всё в досье и храните пять лет.

Честно: базовую проверку за 10 минут владелец делает сам, бухгалтер для этого не нужен. Помощь нужна, когда сделка крупная, когда налоговая уже прислала требование по поставщику или когда в учёте много поставщиков с НДС и вычетами — тогда проверка должна стать регулярной частью учёта, а не разовой акцией. Как вычеты влияют на налог, разобрано в статье об НДС на ОСНО, а что делать, если поставщику уже заблокировали счёт, — в статье «Заблокировали счёт».

Частые вопросы