Как проверить работу бухгалтера: признаки ошибок и что владелец может проверить сам

Признаки, что бухгалтер ошибается

Одна опечатка — не повод для тревоги. Повод — повторяющиеся сигналы:

• Пени и штрафы появляются «сами собой», а объяснение каждый раз новое.
• Вы не можете получить простой ответ на вопрос «сколько мы должны налоговой и сколько заплатим в следующем месяце».
• Отчёты сдаются в последний день или после него, о нехватке документов вы узнаёте задним числом.
• Из налоговой приходят требования, а вы узнаёте о них случайно.
• Банк приостанавливал операции по счёту или запрашивал пояснения.
• Налоги резко выросли или упали без изменений в бизнесе.
• Доступы к кабинету налоговой, базе и подписи есть только у бухгалтера, и вы туда не заглядываете.

Важно понимать, кто отвечает. Штрафы по НК РФ платит компания (ст. 120, 122 НК РФ), а за грубое нарушение требований к бухучёту штрафуют лично директора (ст. 15.11 КоАП РФ). Ответственность работника перед компанией ограничена: по общему правилу — средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ).

Проверка 1. Сальдо единого налогового счёта

Единый налоговый счёт (ЕНС) — общий кошелёк компании в налоговой: туда уходят платежи и оттуда списываются налоги (ст. 11.3 НК РФ). Откройте личный кабинет налогоплательщика и посмотрите сальдо.

• Отрицательное сальдо — недоимка, на неё каждый день начисляются пени (ст. 75 НК РФ). Спросите бухгалтера, откуда она и когда закроется.
• Крупное положительное сальдо — деньги лежат без дела. Бывает, что налог заплатили, а уведомление не подали и сумма не распределилась.
• Начисленные пени при «нулевом» сальдо — признак, что платили позже срока.

Если кабинет показывает непонятную картину, закажите там же справку о сальдо единого налогового счёта с детализацией отрицательного сальдо: это официальный документ налоговой, его удобно положить перед бухгалтером и разобрать по строкам.

Сроки уплаты и уведомлений — в статье «ЕНС: сроки уплаты в 2026 году», расчёт пеней — в статье «Пени по налогам».

Проверка 2. Сверка с банком

Попросите у бухгалтера оборотно-сальдовую ведомость по счёту 51 «Расчётные счета» на конец прошлого месяца и сравните с выпиской из банка на ту же дату.

• Остатки должны совпасть до копейки по каждому счёту.
• Если не совпадают — в учёт загружены не все выписки, и доходы или расходы занижены.
• Возьмите пять-десять крупных поступлений из выписки и попросите показать их в учёте: как отражены, на какого покупателя.

Для упрощёнки это особенно важно: на УСН доход признаётся по поступлению денег (п. 1 ст. 346.17 НК РФ), и незагруженная выписка — это прямо заниженный доход в декларации.

Проверка 3. Сроки сдачи отчётов

В личном кабинете налоговой есть список отправленных отчётов с датами. Сравните их со сроками:

Смотрите не только дату отправки, но и статус: отчёт должен быть принят, а не отклонён. Полный график — в календаре отчётности на 2026 год.

Почему это важно: за опоздание с декларацией — штраф 5% от неуплаченной суммы за каждый месяц, не больше 30% и не меньше 1 000 ₽ (п. 1 ст. 119 НК РФ), а если декларация опоздала больше чем на 20 рабочих дней, налоговая может заблокировать расчётный счёт (пп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ). Что делать в этом случае — в статье «Заблокировали счёт».

Проверка 4. Требования в личном кабинете налоговой

Там же, в личном кабинете, откройте раздел с документами от налоговой: требования о пояснениях, о представлении документов, уведомления о вызове.

• На требование о пояснениях к декларации отвечают в течение 5 рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ).
• Документы по требованию подают в течение 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Проверьте, на каждое ли требование есть ответ и уложился ли бухгалтер в срок. Неотвеченное требование — один из самых точных признаков, что учёт ведётся «по остаточному принципу». Как отвечать правильно — в статье «Требование из налоговой».

Проверка 5. База 1С

Разбираться в проводках не нужно. Попросите бухгалтера при вас открыть базу и показать четыре вещи:

1. Дату последней проведённой операции. Если учёт отстаёт на месяцы, документы вносятся «перед отчётом», а значит, без проверки.
2. Закрытие месяца за последние месяцы: в 1С это отдельная обработка, она либо выполнена, либо нет.
3. Задолженность покупателей и перед поставщиками (оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60 и 62). Долги, которые висят годами, — повод спросить, реальны ли они.
4. Резервную копию базы: где лежит, когда сделана, есть ли у вас к ней доступ.

Отдельно проверьте, что первичные документы — договоры, акты, накладные — есть под крупными расходами. Их отсутствие — грубое нарушение правил учёта по ст. 120 НК РФ.

Проверка 6. Зарплата и взносы

• Сроки выплат. Зарплату платят не реже двух раз в месяц, не позднее 15 календарных дней после окончания периода (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Посмотрите даты в выписке.
• НДФЛ и взносы. Сравните фонд оплаты труда из расчётных ведомостей с базой в расчёте по страховым взносам за квартал — расхождение допустимо только на необлагаемые выплаты и суммы сверх предельной базы, каждую разницу бухгалтер должен объяснить.
• Зарплата не ниже МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 ₽ в месяц за полную ставку (ст. 1 закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ в ред. на 2026 год). В регионе минимум может быть выше, если на компанию распространяется региональное соглашение (ст. 133.1 ТК РФ).
• Все работники оформлены. Число людей в расчёте по взносам должно совпадать с тем, сколько у вас реально работает.

Как устроен расчёт зарплаты на стороне подрядчика — в статье «Расчёт зарплаты на аутсорсинге».

Во что обходятся пропущенные ошибки

Пример. ООО на УСН «Доходы минус расходы» 15%. В расходы попали 600 000 ₽ услуг подрядчика, но актов нет — только платёжки. Если это найдёт налоговая, доначислят налог 90 000 ₽ (600 000 × 15%), штраф 18 000 ₽ (20% по п. 1 ст. 122 НК РФ) и пени. Если найти ошибку самим раньше, акты ещё можно запросить у подрядчика.

Директора освобождают от штрафа по ст. 15.11 КоАП, если ошибку исправили до утверждения отчётности или подали уточнённую декларацию и доплатили налог с пенями (примечания к ст. 15.11 КоАП РФ). Ещё один довод проверять учёт самим, а не ждать камеральной или выездной проверки. Выездная охватывает до трёх лет перед годом решения о ней, а с 2026 года — и завершившиеся периоды текущего года (п. 4 ст. 89 НК РФ), а документы учёта хранят не меньше пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Когда звать внешнюю проверку

Шесть проверок выше показывают симптомы, но не причину. Чего владелец сам не проверит: правильность регистров и проводок, базу по взносам и НДФЛ, применение налогового режима и признаки, на которые смотрит инспекция. Внешняя проверка нужна, если:

• хотя бы одна из шести проверок дала «красный» результат, а объяснение бухгалтера вас не убедило;
• пришло требование или уведомление о расхождениях, и непонятно, единичная это ошибка или системная;
• впереди кредит, тендер или продажа доли;
• учёт годами ведёт один человек и его никто не проверял со стороны.

Для этого у нас есть бесплатный экспресс-аудит: смотрим учёт со стороны и присылаем письменный отчёт с найденными рисками. Исправлять найденное можно своим бухгалтером, а если учёт запущен — это восстановление учёта.

Частые вопросы