Командировка сотрудника: сколько она стоит владельцу, какие суточные без налогов и что оформить

Коротко: что решать владельцу

Командировка — это поездка сотрудника по вашему письменному решению на заранее определённый срок за пределы места постоянной работы. Вы обязаны сохранить ему место и средний заработок и возместить проезд, жильё, суточные и другие расходы, которые разрешили (ст. 167, 168 ТК РФ). С 1 сентября 2025 года порядок задаёт новое Положение, утверждённое постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501; прежнее постановление от 13.10.2008 № 749 утратило силу, хотя во многих статьях в интернете на него всё ещё ссылаются.

Главное по деньгам: платить суточные больше 700 ₽ можно, но с превышения удерживается НДФЛ, а взносы платите вы. Пятидневная поездка по России из нашего примера обходится компании в 36,7 тыс. ₽ сверх зарплаты. На УСН «Доходы» командировочные налог не уменьшают, на «Доходы минус расходы» — только при документах.

Что считается командировкой, а что нет

Командировка — выезд по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Три случая, где владельцы чаще всего ошибаются:

• Разъездная работа — не командировка. Если работа сотрудника — это постоянные поездки (курьер, водитель, выездной монтажник), служебные поездки командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Расходы такому работнику возмещаются по отдельному порядку (ст. 168.1 ТК РФ) — его надо прописать в договоре или локальном акте.
• Поездка «туда и обратно» за день. Если сотрудник может ежедневно возвращаться домой, суточные по России не платятся (п. 9 Положения № 501). Проезд вы возмещаете, но суточных нет.
• Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый. Положение распространяется на работников, состоящих с вами в трудовых отношениях. С подрядчиком всё решает договор: поездка — его расход либо ваша оплата по условиям договора.

Перед решением проверьте, можно ли этого человека отправлять:

• Нельзя: беременных (ст. 259 ТК РФ) и работников младше 18 лет, кроме творческих профессий по перечню (ст. 268 ТК РФ).
• Только с письменного согласия и если нет медицинского запрета: женщин с детьми до трёх лет, многодетных с детьми до 18 лет (пока младшему нет 14), одиноких родителей детей до 14 лет, тех, кто ухаживает за больным членом семьи или растит ребёнка-инвалида (ст. 259 ТК РФ), а также инвалидов (ст. 167 ТК РФ). Их нужно письменно ознакомить с правом отказаться.

Если едет иностранный работник, поездка должна укладываться в условия его патента или разрешения на работу — подробности в статье «Как оформить иностранного сотрудника».

Что оформить и в какие сроки

Положение № 501 требует немного. Остальное — ваша защита на случай спора с налоговой или с самим сотрудником.

Командировочного удостоверения Положение не требует. Унифицированная форма приказа допустима, но не обязательна: главное, чтобы в письменном решении были сотрудник, место, срок и цель.

Если билетов нет (поехал на своей или служебной машине, потерял), срок поездки подтверждают служебная записка с путевым листом и чеками на бензин, документы гостиницы, а если нет и их — служебная записка с отметкой принимающей стороны о датах приезда и отъезда (п. 6 Положения № 501). Если сотрудник жил без документов на жильё, оплату найма можно не облагать НДФЛ только в пределах 700 ₽ в сутки по России и 2 500 ₽ за границей (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Выходные, болезнь и средний заработок

• Работал в выходной в командировке — оплата по трудовым правилам (п. 5 Положения № 501): не меньше чем в двойном размере или в одинарном плюс другой день отдыха по желанию сотрудника (ст. 153 ТК РФ). Если в выходной сотрудник просто находится в городе командировки и не работает, ему положены только суточные.
• Заболел в поездке — жильё и суточные оплачиваются, пока он не может работать или вернуться домой (кроме стационара), плюс обычное пособие по больничному (п. 22 Положения № 501).
• За рабочие дни командировки, включая дни в пути, сохраняется средний заработок, а не оклад (п. 7 Положения № 501). С 1 сентября 2025 года его считают по постановлению Правительства от 24.04.2025 № 540: заработок за 12 календарных месяцев до месяца поездки делят на отработанные в них дни и умножают на рабочие дни командировки (пп. 4 и 9 Положения). Премии входят, материальная помощь и оплата питания — нет. Поэтому за дни поездки сотрудник может получить больше или меньше своего оклада.

Какие ещё изменения в кадровых правилах вступили в силу в этом году — в статье об изменениях ТК с 1 сентября 2026 года.

Сколько командировка стоит компании: пример в рублях

Условия примера: сотрудник с окладом 100 000 ₽ едет по России на пять дней подряд. Проезд — 12 000 ₽, гостиница — четыре ночи по 4 000 ₽. Суточные в локальном акте — 1 500 ₽ в день.

Зарплата за эти пять рабочих дней в расчёт не входит: она начисляется как обычно (сохраняется средний заработок, ст. 167 ТК РФ). Поэтому командировка — это всегда дополнительные деньги, если работу за сотрудника не делает кто-то другой.

НДФЛ по ставке 13 % — для годового дохода работника до 2,4 млн ₽; выше ставка растёт. Взносы — 30 % в пределах предельной базы 2 979 000 ₽ на 2026 год и 15,1 % сверх неё; для части малого бизнеса действует пониженный тариф — проверьте себя по статье «Тарифы страховых взносов в 2026». Общую стоимость сотрудника мы разбирали в статье «Сколько стоит сотрудник в 2026 году».

Суточные: лимит без налогов и цена каждого рубля сверху

Суточные — это фиксированная выплата за каждый день командировки на мелкие расходы вне дома: питание и тому подобное. Что важно знать:

• Размер устанавливаете вы в коллективном договоре или локальном акте (ст. 168 ТК РФ). Закон конкретной суммы не называет.
• Платят за каждый день, включая выходные, праздничные и дни в пути, в том числе вынужденную остановку (п. 9 Положения № 501).
• Без налогов — до 700 ₽ по России и до 2 500 ₽ за границей за день (п. 1 ст. 217 НК РФ для НДФЛ; п. 2 ст. 422 НК РФ для взносов). В 2026 году лимиты не менялись.
• Больше лимита — разница облагается НДФЛ, и на неё же начисляются страховые взносы.
• Однодневная поездка за границу — 50 % суточных (п. 17 Положения № 501).

Вывод для решения: каждые лишние 100 ₽ суточных стоят вам 30 ₽ взносов, а сотруднику после НДФЛ остаётся 87 ₽. Если людям нужно больше 700 ₽, чтобы ездить без недовольства, надбавка того стоит, но считайте её заранее: у сотрудника, который ездит двадцать дней в месяц, лишние 800 ₽ в день дают 4 800 ₽ взносов в месяц только с суточных.

Не путайте суточные с возмещением расходов. Без НДФЛ в полной сумме по документам возмещаются только расходы из списка п. 1 ст. 217 НК РФ: проезд туда и обратно, дорога до вокзала или аэропорта, багаж, сборы аэропорта, жильё, связь, визы и обязательная страховка для выезда. Питания и такси по городу в этом списке нет — «кормить по чекам» вместо повышения суточных налог не снимает. Другие расходы вы можете возместить, если разрешили их заранее и они подтверждены документами (пп. 9 и 21 Положения № 501), но с налогами по ним заранее посоветуйтесь с бухгалтером.

Как командировка влияет на налоги: УСН, ОСНО, НДС

Освобождение суточных от НДФЛ и взносов (лимиты 700/2 500 ₽) и признание их расходами — разные вопросы. Для расходов лимитов нет, но у налоговой есть право спросить, зачем вы платите 3 000 ₽ в день, если задание на два часа. Сохраняйте письменное решение с целью поездки, билеты и гостиничные документы.

Если вы на «Доходы минус расходы», сначала проверьте, насколько этот режим вам подходит, — см. «УСН «Доходы минус расходы»».

Представительские расходы в командировке

Обед или встреча с партнёрами в поездке — это представительские расходы, а не командировочные и не суточные. На ОСНО их учитывают в пределах 4 % от расходов на оплату труда за период, а развлечения и отдых к ним не относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ); НДС по таким расходам принимают к вычету в той же части (п. 7 ст. 171 НК РФ). В перечне расходов УСН (ст. 346.16 НК РФ) отдельной строки о представительских нет, поэтому порядок их учёта на УСН обсудите с бухгалтером до поездки. Чтобы учесть их в расходах, сохраняйте чеки и короткий отчёт: с кем и зачем встречались.

Частые ошибки и чем они кончаются

• Суточные больше лимита без НДФЛ и взносов. Налоговый агент — вы: за неудержание и неперечисление НДФЛ предусмотрен штраф 20 % от суммы налога (п. 1 ст. 123 НК РФ), плюс пени; недоплаченные взносы доначислят с пенями.
• Командировки нет на бумаге. Устная просьба «съезди в Тверь» не даёт основания для безналоговых суточных и признания расходов: нет письменного решения — доказать нечего.
• Нет документов на проезд и жильё. Для расходов на УСН «Доходы минус расходы» и НДС-вычета это главный повод для отказа. Срок командировки можно подтвердить и другими документами, но сумму расхода чеки и билеты подтверждают точнее.
• Выплата «за командировку» без командировки. Если регулярная поездка по сути постоянная работа, налоговая увидит скрытую зарплату или разъездной характер работы — а это другой порядок возмещения.
• Отправили того, кого нельзя. Нарушение ограничений ТК — повод для жалобы в трудовую инспекцию; чем кончаются такие проверки, смотрите в статье «Проверка трудовой инспекции».

Что делать: порядок для владельца

1. Один раз утвердите локальный акт: размер суточных по России и за границей, порядок возмещения жилья, проезда и иных расходов, лимиты на такси и гостиницу, аванс.
2. Перед каждой поездкой — письменное решение: кто, куда, на какой срок, зачем.
3. Проверьте, что сотруднику можно ехать без особых оснований.
4. Выдайте аванс, объясните, что сохранять: билеты, чеки, гостиничные документы.
5. В течение трёх рабочих дней после возвращения получите авансовый отчёт.
6. Передайте авансовый отчёт тому, кто ведёт зарплату: суточные сверх 700/2 500 ₽ попадут в НДФЛ и взносы того же месяца, а НДФЛ будет удержан и перечислен вовремя (сроки — в статье «Уведомление об исчисленных суммах»).
7. Раз в год пересматривайте суточные: сами они не растут, а цены растут.

Утвердить локальный акт и собрать чеки вы можете сами. Ошибаются обычно дальше: не удержали НДФЛ с суточных сверх лимита, посчитали за дни поездки оклад вместо среднего, приняли в расходы чек без билета. Это часть обычного расчёта зарплаты, поэтому её проще отдать тем, кто и так ведёт ваших сотрудников: на расчёте зарплаты и кадрах мы считаем командировочные, средний заработок, НДФЛ и взносы и сдаём отчёты — от 1 500 ₽ в месяц за сотрудника. Командировки при этом не нужно отдельно контролировать: они просто попадают в расчёт, который ведётся каждый месяц. Остальные кадровые документы — в статье «Кадровый учёт в организации».

Частые вопросы