Главный бухгалтер на аутсорсе: замена на декрет или навсегда

Можно ли передать функции главного бухгалтера по договору

Статья 7 Закона № 402-ФЗ даёт руководителю три пути (ч. 3 ст. 7):

Вывод для владельца ООО: должность главного бухгалтера не обязательна. Можно убрать её из штатного расписания и передать учёт целиком, а можно оставить главного бухгалтера и передать по договору только часть работы, например зарплату.

Что закон с руководителя не снимает: организация учёта и хранения документов остаётся на нём (ч. 1 ст. 7).

Требования к организации, которой передают учёт

Тут закон конкретнее, чем пишут в большинстве статей. Часть 6 статьи 7 Закона № 402-ФЗ устанавливает:

• если исполнитель — физическое лицо, он сам должен отвечать требованиям части 4;
• если исполнитель — организация, у неё должен быть хотя бы один работник, отвечающий тем же требованиям, и с ним заключён трудовой договор.

Требования части 4 ст. 7:

• высшее образование;
• стаж в бухучёте, составлении отчётности или аудите — не менее трёх лет из последних пяти календарных лет; если высшее образование не в области учёта и аудита — не менее пяти лет из последних семи;
• нет неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Обязательными для самой должности главного бухгалтера эти требования являются в публичных акционерных обществах, страховых организациях, негосударственных пенсионных фондах, инвестиционных фондах и у ряда других субъектов, перечисленных в части 4. Но как ориентир при выборе исполнителя они полезны любому бизнесу.

Замена главного бухгалтера на время декрета и отпуска

Сначала о сроках, потому что их обычно недооценивают. По статье 255 ТК РФ отпуск по беременности и родам — 70 календарных дней до родов и 70 после (84 дня до родов при многоплодной беременности, 86 дней после осложнённых родов, 110 дней при рождении двух и более детей). Затем по заявлению — отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет, и всё это время за сотрудником сохраняется место работы (ст. 256 ТК РФ).

То есть «замена на декрет» — это не пара месяцев, а горизонт до трёх лет с лишним, за который пройдёт три годовых отчёта. Вариантов замены три:

Отдельная история — короткий ежегодный отпуск главного бухгалтера. На две-четыре недели обычно хватает совмещения. Но если отпуск выпадает на сдачу годовой отчётности или в компании нет второго бухгалтера, разовая поддержка по договору бывает проще, чем переучивать сотрудника на две недели. Сколько на самом деле стоят отпуска и больничные штатного специалиста, посчитано в статье «Штатный бухгалтер или аутсорсинг: что дешевле».

Частая ошибка: на время декрета у главного бухгалтера остаётся электронная подпись и доверенность на сдачу отчётности, а новый исполнитель работает «на её ключе». Подпись — личная. Новому исполнителю выдают свою доверенность, а сотруднице в отпуске на это время доступ лучше приостановить.

На время или навсегда: чем отличается

Юридически — почти ничем: в обоих случаях заключается договор об оказании услуг по ведению учёта. Разница в договорённостях и в судьбе штатной единицы.

Возврат сотрудницы после декрета — по сути та же передача дел, только в обратную сторону. Её стоит провести так же строго, как и при приёме: что именно забрать и проверить, перечислено в чек-листе «Бухгалтер увольняется: что забрать до последнего дня» — для декрета он подходит почти без изменений.

Как передать функции главного бухгалтера: пошагово

1. Решите, что передаёте. Весь учёт и отчётность или часть: например, оставить в штате бухгалтера на первичке, а отчётность и налоги отдать исполнителю.
2. Проверьте исполнителя по требованиям части 6 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и спросите, застрахована ли его ответственность.
3. Заключите договор с перечнем работ, сроками передачи первичных документов с вашей стороны и сроками отчётности с его.
4. Оформите внутренний приказ о том, что ведение учёта поручено исполнителю по договору. Так понятно, кто вместо главного бухгалтера визирует документы и с кем работают сотрудники.
5. Выдайте исполнителю машиночитаемую доверенность на сдачу отчётности в ФНС и СФР. Подписи уходящего главного бухгалтера и его доверенности отзовите или приостановите.
6. Передайте дела по акту: база 1С, первичка, договоры, сверка с налоговой по ЕНС, список незакрытых требований.
7. Поменяйте права в банке: кто готовит платёжки, кто подписывает.
8. Оставьте контроль у себя. Доверенность исполнителю — только на нужные действия и со сроком; электронную подпись директора никому не передавайте; доступ к банку, личному кабинету налоговой и базе 1С держите и у себя, чтобы при расставании забрать всё в один день.

Если смена идёт не из-за декрета, а потому что бухгалтер не устраивает, — порядок перехода и риски разобраны в статье «Как сменить бухгалтера и перейти на аутсорсинг без потерь».

Кто отвечает за ошибки в учёте

Здесь три разных уровня, и их часто смешивают.

Грубым нарушением по примечанию 1 к ст. 15.11 КоАП считается, например, занижение налогов не менее чем на 10% из-за искажения учёта, искажение любого показателя отчётности не менее чем на 10% или отсутствие первичных документов и регистров в течение срока хранения.

Важная деталь для владельца: по примечанию 1.1 к ст. 15.11 КоАП лицо, ведущее учёт по договору, не отвечает за искажение отчётности, если оно возникло из-за неверных первичных документов, составленных другими, или из-за того, что документы ему не передали или передали поздно. Поэтому вовремя отдавать первичку — ваша часть работы, и в договоре её стоит записать сроками.

Есть и правило для споров: если руководитель не согласен с исполнителем, принять документ к учёту или отразить объект в отчётности можно только по его письменному распоряжению, и тогда за результат он отвечает единолично (ч. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Это касается и главного бухгалтера в штате, и исполнителя по договору.

Деньги от исполнителя компания получает по договору, а реальную сумму, которую исполнитель способен возместить, определяет его страхование. Подробнее о формулировках пункта об ответственности — в статье о договоре на бухгалтерские услуги.

Главный бухгалтер в штате или аутсорс: из чего складывается цена

Сравнивать оклад главного бухгалтера с ценой договора напрямую — ошибка. Штатный специалист стоит компании больше оклада:

• НДФЛ удерживается из оклада, а страховые взносы платятся сверху — это расход компании;
• ежегодный отпуск и больничные, когда работа стоит или нужна подмена;
• рабочее место, программа 1С, обновления и обучение;
• в случае декрета — ещё и вторая зарплата временного сотрудника при сохранённом месте основного.

Пошаговый расчёт полной стоимости штатного бухгалтера за год с налогами и взносами — в статье «Штатный бухгалтер или аутсорсинг: что дешевле», а обзор рыночных цен на услуги — в статье «Стоимость бухгалтерских услуг в 2026».

У нас обслуживание ООО — от 7 900 ₽ в месяц, точная цена зависит от системы налогообложения, числа сотрудников и оборота. Посчитать можно на странице бухгалтерского обслуживания ООО.

Когда главный бухгалтер на аутсорсе не подойдёт

Честно: внешний исполнитель — не всегда лучший вариант.

• Кредитная организация. Закон прямо требует главного бухгалтера (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).
• Нужен человек в офисе каждый день: касса, выдача подотчётных, постоянные вопросы сотрудников «здесь и сейчас». Тут нужен штатный бухгалтер, а внешний исполнитель может взять на себя отчётность и контроль.
• Сотни операций в день и сложное производство со своими правилами себестоимости. Часто выгоднее держать штатную бухгалтерию и привлекать внешних специалистов на годовую отчётность и проверки.
• Короткий отпуск главного бухгалтера при сильном втором бухгалтере. Совмещения с доплатой хватит.

Частые вопросы